Правила заповнення призначення платежу для ТОВ та ФОП

Єдиного обов’язкового шаблону призначення платежу для розрахунків між контрагентами немає,

але його потрібно заповнювати так, щоб воно чітко ідентифікувало операцію, підставу платежу та ПДВ.

Порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» визначено Інструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг №163 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0163500-22#Text. Відповідно до п. 41 розд. II цієї Інструкції платник самостійно заповнює цей реквізит таким чином, щоб надати отримувачу повну інформацію про платіж і документи, на підставі яких здійснюється операція. Саме платник визначає повноту цієї інформації з урахуванням вимог законодавства.

Додатково вимоги до змісту платіжної інструкції встановлені Законом України «Про платіжні послуги» (ст. 40),https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1591-20#Text згідно з яким платіжна інструкція повинна містити інформацію, що дозволяє ідентифікувати платника, отримувача, суму та інші необхідні дані для виконання операції. Відповідальність за коректність призначення платежу несе платник.

Зв’язок призначення платежу з виконанням зобов’язань випливає з норм Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, оскільки саме зазначення договору чи первинного документа підтверджує, яке саме зобов’язання погашається.

У практиці розрахунків між ТОВ і ФОП у призначенні платежу обов’язково зазначаються такі елементи:

характер платежу — оплата, аванс, часткова оплата, доплата;

конкретизація, за що здійснюється платіж (товари, роботи, послуги);

документ-підстава із номером і датою (договір, рахунок, акт, накладна);

інформація про ПДВ — «у т.ч. ПДВ 20% — … грн» або «без ПДВ».

Наприклад:

«Оплата за транспортно-експедиційні послуги згідно з Договором № 15 від 10.01.2026 та Актом № 8 від 31.07.2026, у т.ч. ПДВ 20% — 2 000,00 грн»

«Попередня оплата за товар згідно з Рахунком № 25 від 01.08.2026, без ПДВ»

Єдиного правила, яке було б прописано в конкретному нормативному акті - не існує.
У разі якщо призначення платежу не дає змоги отримувачу отднозначно іднетифікувати операцію, воно може бути уточнене сторонами у листуванні : платник оформлює нта надсилає отримувачу лист , в якому вказує, що конкретний платіж був здійснений в оплату такого-то замовлення/рахунку /акту за такі-то товари/роботи/послуги. Це прийнятний спосіб виправити помилку або недостатню конкретизацію, якщо в цьому є потреба.
Можливо також запровадити превентивні заходи, якщо ситуація з невірним або неконкретним призначенням від покупців часто повторюється:

поросити поупців після оплати завжди надсилати листа- чи повідмолення у месенджері ("за такий -то рахунок/замовлення № сплачено...") із додаванням скану платіжної інструкціїї. Це повністю зниме питання щодо ідентифікаціїї ще до того, як вони виникнуть у перевіряючого.

Раді допомогти, звертайтесь ще!