Банк вимагає документи від ФОП: як надати пояснення

Порушення податкового законодавства у наведеній ситуації саме по собі не вбачається. Водночас банк має право вимагати документи та пояснення щодо діяльності ФОП у межах фінансового моніторингу, а відсутність очевидного економічного змісту операцій або документального підтвердження окремих операцій може бути підставою для віднесення клієнта до категорії підвищеного ризику.

Запит банку ґрунтується не на податковому законодавстві, а на вимогах Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» №361-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/361-20. Відповідно до статей 11 та 15 цього Закону банк як суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний розуміти характер діяльності клієнта, аналізувати його операції, перевіряти їх економічний зміст та, у разі необхідності, витребовувати пояснення і підтвердні документи.

Сам по собі такий запит не означає, що банк встановив порушення. Його завдання — переконатися, що рух коштів відповідає реальній господарській діяльності клієнта.

З точки зору Податкового кодексу України порушення лише через відсутність документів на витрати у наведеній ситуації немає. Відповідно до пункту 296.1 статті 296 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text фізичні особи — підприємці другої групи єдиного податку, які не є платниками ПДВ, ведуть облік лише отриманих доходів шляхом їх помісячного відображення. Податковий кодекс не покладає на таких платників обов'язку вести облік витрат для визначення об'єкта оподаткування єдиним податком.

Разом із тим це не означає, що банк не може поцікавитися походженням товару або економічним змістом господарських операцій. Для фінансового моніторингу банк оцінює не лише виконання вимог Податкового кодексу України, а й те, чи відповідають фінансові операції характеру заявленої діяльності клієнта.

Зазвичай підозру банку викликає ситуація, коли на рахунок ФОП регулярно надходять кошти, після чого вони майже повністю знімаються готівкою, але при цьому у виписці відсутні платежі постачальникам, за оренду, транспортні послуги, рекламу чи інші витрати, характерні для відповідного виду діяльності. Для банку це може свідчити про транзитний характер рахунку, обготівкування коштів, придбання товарів поза офіційним обігом або інші ризикові операції, які він зобов'язаний перевірити відповідно до Закону №361-IX.

Водночас із самого запитання не зрозуміло, який саме вид діяльності здійснює підприємець. Саме від цього значною мірою залежить зміст відповіді банку.

Якщо ФОП взагалі не займається торгівлею товарами, а надає виключно послуги, то вимога надати документи на придбання товару може бути непридатною саме до його діяльності. У такому випадку доцільно пояснити, що закупівля товарів не здійснюється, а для забезпечення діяльності використовуються інші ресурси. Це можуть бути витрати на інтернет, телефонний зв'язок, електронні сервіси, транспорт, комунальні послуги, якщо діяльність здійснюється за місцем проживання, або інші аналогічні витрати. Якщо відповідні документи існують, їх бажано додати до відповіді банку.

Якщо ж ФОП здійснює торгівлю товарами, варто надати всі документи, які реально є в наявності. Це можуть бути фіскальні чеки, товарні чеки, накладні, квитанції, банківські виписки або інші документи, що підтверджують хоча б частину закупівель. Наприклад, заклад громадського харчування цілком законно може закуповувати продукти у звичайних супермаркетах із отриманням фіскальних чеків. Якщо частина товарів придбавалася без документів або документи не збереглися, це також можна прямо зазначити у поясненні, описавши фактичний порядок здійснення закупівель.

Водночас не рекомендується повідомляти банку, що товари купуються у невстановлених осіб. Таке формулювання саме по собі істотно підвищує ризиковість клієнта з точки зору фінансового моніторингу та може негативно вплинути на рішення банку щодо подальшого обслуговування.

Також не варто пояснювати відсутність документів лише тим, що ФОП не веде облік витрат відповідно до пункту 296.1 Податкового кодексу України. Ця норма справді звільняє такого підприємця від ведення податкового обліку витрат, однак не позбавляє банк права з'ясовувати економічний зміст операцій.

Іноді виникає питання, чи можна пояснити банку, що товар купувався фізичною особою, а вже потім використовувався у підприємницькій діяльності. Стаття 320 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 дійсно передбачає право власника використовувати належне йому майно для здійснення підприємницької діяльності. Проте сама по собі ця норма не підтверджує походження конкретного товару та не замінює документів щодо його придбання. Тому використовувати таке пояснення доцільно лише тоді, коли воно повністю відповідає фактичним обставинам.

Додамо, що в даному випадку ідтверджуючими документами можуть бути не лише документи щодо операцій за підприємницьким рахунком, а й документи за особистим рахунком фізичної особи. Якщо після зняття коштів з підприємницького рахунку вони були внесені на особистий картковий рахунок, виписка за таким рахунком, а також фіскальні чеки, квитанції чи інші документи щодо подальшого використання цих коштів також можуть бути надані банку як підтвердження їх фактичного використання. Це не суперечить законодавству, оскільки фізична особа — підприємець має право вільно розпоряджатися отриманим підприємницьким доходом після сплати встановлених законодавством податків і зборів. (Цивільний кодекс України, ст. 320 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

• Найбільш безпечною та найбільш виграшною стратегією для проходження фінансового моніторингу є пояснення, що основна частина коштів після сплати всіх податків використовується як особистий дохід фізичної особи — на власні потреби або для формування особистих заощаджень. Якщо ж частина коштів фактично використовується для закупівлі товарів чи інших витрат, пов'язаних із господарською діяльністю, це також можна зазначити, але лише в тому обсязі, який відповідає реальним обставинам та може бути хоча б частково підтверджений наявними документами.

Перед підготовкою відповіді банку доцільно визначити, який із наведених нижче варіантів найбільше відповідає реальній ситуації:

якщо є хоча б частина документів щодо закупівлі товарів або інших витрат — доцільно використати комбінований варіант пояснення;
якщо кошти фактично використовувалися виключно на особисті потреби — найбільш безпечним буде відповідний варіант пояснення;
якщо кошти переважно накопичувалися у готівковій формі — доцільно використати варіант про особисті заощадження.

Варіант 1. Частина коштів використовується для особистих потреб, частина — для закупівлі товарів або інших витрат (за наявності хоча б частини документів)

У відповідь на Ваш запит повідомляю, що я здійснюю підприємницьку діяльність як фізична особа — підприємець на другій групі спрощеної системи оподаткування.

Усі кошти, які надходять на мій поточний рахунок, є доходом від здійснення господарської діяльності та відображаються у податковій звітності. Податкові зобов'язання сплачуються у повному обсязі.

Зняті готівкові кошти використовуються як для особистих потреб після сплати податків, так і для окремих господарських витрат, пов'язаних із здійсненням підприємницької діяльності. Закупівля товарів (робіт, послуг) у низці випадків здійснюється за готівку в розрібний торгівельниій мережі та на ринку. Документи, які підтверджують такі операції, збереглися частково та додаються до цього пояснення.

У разі придбання товарів дрібними партіями або здійснення окремих готівкових закупівель частина документів не збереглася, однак усі отримані доходи повністю відображені у податковій звітності.

До пояснення додаються всі наявні документи, які підтверджують здійснення господарської діяльності та понесені витрати.

Варіант 2. Кошти використовуються виключно для особистих потреб (найбільш безпечний варіант)

У відповідь на Ваш запит повідомляю, що я здійснюю підприємницьку діяльність як фізична особа — підприємець на другій групі спрощеної системи оподаткування.

Усі кошти, які надходять на мій поточний рахунок, є доходом від здійснення підприємницької діяльності та відображаються у податковій звітності. Податкові зобов'язання сплачуються у повному обсязі.

Готівкові кошти знімаються мною виключно після їх отримання як доходу та використовуються для особистих і сімейних потреб, зокрема придбання продуктів харчування, лікарських засобів, оплати особистих витрат та інших потреб сім'ї.

Зняті кошти не передаються третім особам, не використовуються для здійснення транзитних операцій або переведення безготівкових коштів у готівку в інтересах інших осіб.

Варіант 3. Кошти знімаються для формування особистих заощаджень

У відповідь на Ваш запит повідомляю, що я здійснюю підприємницьку діяльність як фізична особа — підприємець на другій групі спрощеної системи оподаткування.

Усі кошти, які надходять на мій поточний рахунок, є доходом від здійснення підприємницької діяльності та повністю відображаються у податковій звітності. Податкові зобов'язання сплачуються у встановленому законодавством порядку.

Готівкові кошти знімаються після отримання доходу та використовуються для формування особистих і сімейних заощаджень у готівковій формі. Таке розпорядження власними коштами здійснюється мною як фізичною особою.

Зняті кошти не використовуються для обслуговування діяльності інших осіб, не передаються третім особам та не пов'язані з транзитними або ризиковими фінансовими операціями.

Раді допомогти, звертайтесь ще!