Проблеми з лікарняним: як діяти при невідображенні у звіті

Ні, зараз просто подати звіт і чекати недостатньо: вам потрібно 1) дотиснути ПФУ, щоб е-лікарняний або підтягнули вручну, або дозволили замінити його паперовим, і 2) мати письмові підтвердження своїх дій, щоб уникнути претензій щодо строків і права на оплату.

Обґрунтування

1. Чому е-лікарняний не з’явився навіть після подання звіту
Причина типова для ФОП: коли лікар формував медичний висновок, у Реєстрі застрахованих осіб працівник не «бачився» у трудових відносинах, бо об’єднана звітність не була подана. У такому разі е-лікарняний або взагалі не формується, або не підтягується в кабінет страхувальника навіть після подання розрахунку. Просте подання звітності не гарантує автоматичної появи е-ЛН, зазвичай потрібне повторне передавання медичного висновку або ручне втручання ПФУ.

2. Ваші дії щодо ПФУ зараз
На цьому етапі важливо зафіксувати проблему та офіційно просити ПФУ її вирішити. Дії:

• Через кабінет страхувальника на порталі ПФУ подайте звернення в розділі «Комунікації з ПФУ» – «Звернення» з типом «Заява (клопотання)».
• У зверненні коротко опишіть:
  • дані ФОП (ПІБ, РНОКПП);
  • дані працівника (ПІБ, РНОКПП);
  • номер і дати е-лікарняного, наявність довідки / витягу;
  • факт подання об’єднаної звітності за період, у якому був лікарняний;
  • прохання:
    • або вручну «підтягнути» сформований е-ЛН до кабінету страхувальника,
    • або надати письмове роз’яснення, як працівнику отримати паперовий ЛН замість е-лікарняного, який не сформувався технічно.
• За можливості додайте скани: довідки з номером е-ЛН, наказу про прийняття на роботу.
  Таке письмове звернення важливе й з точки зору підтвердження, що затримка не з вашої вини, а через технічні проблеми ПФУ.

3. Варіант з паперовим лікарняним
Паперовий листок непрацездатності може видаватися, якщо є технічні проблеми чи помилки, що унеможливлюють формування е-лікарняного більше ніж 7 днів, або коли минув строк, протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку, і рішення приймає ЛКК чи керівник закладу охорони здоров’я, як це передбачено п. 8 Наказу МОЗ від 01.06.2021 №1066. Хоча формально відсутність даних про роботодавця не названа прямою підставою, на практиці ПФУ й експерти допускають можливість оформити паперовий ЛН саме як заміну е-лікaрняного, який не сформувався через збій. Тому:

• порадьте працівнику повторно звернутися до закладу (через реєстратуру, адміністрацію, ЛКК), маючи:
  • довідку з номером е-ЛН;
  • копію наказу про прийняття на роботу;
  • за потреби – копію вашого звернення до ПФУ;
• просити оформити паперовий ЛН через неможливість формування/використання е-лікарняного з технічних причин.

4. Оплата та строки розгляду
Підставою для призначення допомоги є листок непрацездатності, сформований на основі медичного висновку, а за неможливості формування в реєстрі – паперовий ЛН, як прямо встановлено в ч. 1 ст. 23 Закону № 1105-XIV. Ви вже виконали свій обов’язок як роботодавець щодо перших 5 днів за власний рахунок, відобразили це у звітності, тож ПФУ може відшкодувати решту днів за наявності належного документа (е-ЛН або паперовий ЛН) і рішення уповноваженої особи/комісії. Щоб не мати претензій щодо строків розгляду, зберігайте:

• копії всіх звернень до ПФУ;
• відповіді ПФУ;
• листування з медзакладом/працівником щодо отримання паперового ЛН.

Рекомендація: зараз ключове — офіційне звернення до ПФУ з вимогою «підтягнути» е-ЛН або дозволити паперовий ЛН, і паралельно організувати повторне звернення працівника до медзакладу з посиланням на технічну неможливість формування е-лікарняного.