Остаточний розрахунок зарплати: врахування переплати при лікарняному

Остаточний розрахунок проводите станом на дату смерті працівниці, суму переплати зарплати можна утримати із належних їй сум за згодою чоловіка в заяві, після чого залишок (зарплата до дати смерті, лікарняні, компенсація відпустки) виплачуєте йому як члену сім’ї.

Обґрунтування

Дата припинення трудових відносин з померлою працівницею відповідає даті її смерті незалежно від дати видання наказу про звільнення. Це означає що остаточний розрахунок проводиться станом на 03.08.2026.

До остаточного розрахунку включаються всі належні працівниці суми: зарплата за фактично відпрацьований час до лікарняного і до дати смерті, оплата днів тимчасової непрацездатності, а також грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки і додаткової відпустки працівникам з дітьми якщо є право. Такі суми підлягають виплаті членам сім’ї або за їх відсутності – входять до складу спадщини згідно з ст. 1227 Цивільного кодексу України та ст. 83 КЗпП щодо компенсації відпусток.

Переплата зарплати за липень є заборгованістю працівниці перед роботодавцем. Оскільки сам працівник уже помер, роботодавець не може робити односторонні відрахування «із зарплати померлого», але може врегулювати це в межах взаєморозрахунків із членом сім’ї, якому виплачуються належні суми. Практично це роблять шляхом письмової заяви члена сім’ї, де він прямо просить виплатити належні померлій суми з урахуванням утримання переплати.

Такий варіант безпечний, оскільки:

1. чоловік як член сім’ї має право на отримання всіх належних померлій сум, що підтверджується нормою про передачу неодержаних за життя виплат членам сім’ї. Він подає заяву на виплату і додає документи, що підтверджують родинний зв’язок;
2. у тій же заяві він може написати, що не заперечує проти зарахування (утримання) 673,00 грн переплати із загальної суми, належної до виплати, і просить перерахувати йому решту. Це буде його добровільна згода на зменшення підсумкової виплати в рахунок заліку боргу померлої особи перед роботодавцем.

У бухобліку і оподаткуванні діє загальний підхід:

• перераховуєте липневу зарплату і лікарняні з урахуванням правильних даних по е-лікарняному;
• визначаєте суму остаточного розрахунку:
  зарплата + лікарняні (по день смерті включно за наявності права) + компенсація відпустки – 673,00 грн переплати;
• цю чисту суму оподатковуєте як зарплату померлої працівниці (ПДФО, військовий збір) за її РНОКПП і відображаєте в об’єднаній звітності за загальними правилами (ознака доходу «101» для зарплати і компенсації відпустки, окремо – «127» за потреби для донарахувань).

Висновок: утримувати переплату із суми остаточного розрахунку допустимо, але обов’язково зафіксуйте це в заяві чоловіка як одержувача коштів та проведіть повний перерахунок липневої зарплати й лікарняних до дати смерті.