Дії роботодавця та працівників під час перевірки державними органами

Насамперед роботодавець і працівники мають перевірити повноваження інспекторів та документи на перевірку, допустити їх лише за наявності належно оформлених наказу, направлення і службових посвідчень, а далі надавати тільки ті документи й пояснення, які стосуються предмета перевірки. Для внутрішньої роботи доцільно мати власний чек‑лист підготовки до перевірок, але обов’язковий державний «універсальний» чек‑лист законом не затверджений.

Обґрунтування

Для перевірки Держпраці щодо нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю посадові особи зобов’язані спочатку видати наказ, а на його підставі оформити направлення із зазначенням вашої назви, місцезнаходження, типу перевірки, строків, підстав і предмета, переліку інспекторів тощо. Перед початком перевірки вони повинні пред’явити службові посвідчення й надати копію направлення, а також внести запис до журналу реєстрації заходів контролю, якщо він у вас ведеться Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

Роботодавець під час такої перевірки має право бути присутнім, залучати третіх осіб, вимагати нерозголошення комерційної таємниці, отримати акт, надати письмові пояснення й заперечення, оскаржити припис та дії інспекторів, вести журнал перевірок і не допускати до перевірки у випадках, прямо передбачених Порядком (відсутнє направлення, відсутнє повідомлення про планову перевірку, порушена періодичність, немає запису в журналі, повторний позаплановий захід за тим самим фактом, не оприлюднена уніфікована форма акта тощо) Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

Обов’язки роботодавця при такій перевірці прості: допустити посадових осіб Держпраці до перевірки, надати запитувані документи та пояснення по предмету перевірки і виконувати вимоги припису щодо усунення порушень Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

За результатами перевірки щодо нормативу робочих місць інспектори складають акт за формою Мінекономіки, у якому фіксують розрахунок виконання нормативу, кількість працевлаштованих осіб з інвалідністю, рівень їх оплати праці, кількість шкідливих місць тощо; акт підписується сторонами, може містити ваші зауваження, а на його підставі протягом 5 робочих днів видається припис про усунення порушень, який можна оскаржити Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

На практиці для інших трудових позапланових заходів у воєнний час діє той самий базовий алгоритм: інспектор Держпраці має пред’явити посвідчення, направлення і діяти в межах предмета перевірки, а роботодавець може не допускати до перевірки за відсутності цих документів та вимагати надання їх копій для фіксації реквізитів.

Для податкових виїзних або фактичних перевірок дії роботодавця подібні: спочатку перевіряються наказ, направлення і посвідчення інспекторів, далі організується робоче місце для перевіряючих, призначається відповідальна контактна особа, а документи передаються системно, за письмовими запитами, із фіксацією у відомостях приймання‑передачі.

У період дії воєнного стану планові трудові перевірки загалом обмежені, а основний акцент зроблено на позапланові заходи за скаргами працівників, питаннями неоформлених трудових відносин та окремо – на новий напрямок контролю за нормативом працевлаштування осіб з інвалідністю за Порядком №659 Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

Готового «державного» універсального чек‑листу дій на сайтах органів влади не закріплено, але ви можете на основі вимог до наказу, направлення, прав і обов’язків роботодавця та структури акта перевірки за Порядком №659 розробити внутрішній чек‑лист для кадровика і бухгалтера, щоб при кожному візиті контролерів проганяти однакову послідовність дій Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

Алгоритм дій

1. При появі інспекторів

   1. Спокійно попросити пред’явити службові посвідчення та направлення / копію наказу.
   2. Перевірити, чи збігаються реквізити підприємства, вид і предмет перевірки, дати, перелік інспекторів.
   3. За наявності журналу перевірок – вимагати внесення запису до початку перевірки.

2. Прийняття рішення про допуск

   1. Якщо документи оформлені належно і підстави відповідають закону – допустити до перевірки.
   2. Якщо відсутнє направлення, повідомлення про планову перевірку, порушено періодичність або інші обов’язкові умови – зафіксувати це письмово і мотивовано не допустити, посилаючись на ваші права за Порядком №659 Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням нормативу робочих місць для працевлашт....

3. Організація перевірки всередині підприємства

   1. Призначити одну відповідальну особу (кадровик / бухгалтер / юрист) для комунікації з інспекторами.
   2. Надати інспекторам окреме робоче місце, обмеживши самостійний доступ до підрозділів і працівників.
   3. Попередити персонал, що всі контакти з інспекторами здійснюються через відповідальну особу.

4. Робота з документами та поясненнями

   1. Надавати тільки документи, які стосуються предмета перевірки та в межах запитів.
   2. По можливості готувати копії, залишаючи у себе опис переданих документів із підписом інспекторів.
   3. Письмові пояснення працівників та роботодавця узгоджувати між собою, зберігати копії.

5. На етапі складання та підписання акта

   1. Уважно прочитати акт у день завершення перевірки.
   2. Якщо не згодні з висновками, підписати акт із зауваженнями та викласти заперечення письмово.
   3. Отримати свій примірник акта й припису, зафіксувати дати вручення.

6. Після перевірки

   1. Проаналізувати припис, розробити план усунення порушень у встановлений строк.
   2. За наявності підстав – готувати скаргу або позов про оскарження припису чи дій інспекторів.

Ризики / нюанси

Працівники не зобов’язані давати неформальні усні пояснення «в коридорі» без присутності уповноваженої особи роботодавця; це варто проговорити з колективом наперед.

При податкових фактичних перевірках інспектори діють раптово і без попередження, тому ключове – миттєво перевірити направлення і наказ, а документи по суті (первинка, каса, РРО, трудові договори) повинні бути впорядковані завчасно, а не «перед дверима» перевіряючих.

Підсумково, ваша головна лінія поведінки при візиті будь‑якого контролюючого органу: спочатку – перевірка процедурних документів і підстав, далі – контрольоване надання тільки релевантних документів і фіксація всіх дій інспекторів.