Як діяти, якщо касовий апарат не працює

У ситуації, коли касовий апарат (РРО/ПРРО) не працює, а оплата вже пройшла через термінал, такі операції вважаються проведеними без фіскалізації і «заднім числом» пробити чек через РРО/ПРРО законодавство не дозволяє. Ви можете лише задекларувати дохід та зафіксувати факт технічної несправності, але ризик штрафу за відсутність фіскального чека залишається.

Обґрунтування

Законодавство не передбачає можливості повторного проведення через РРО/ПРРО розрахунків, які вже були здійснені без його застосування. Це стосується і випадків, коли оплата пройшла лише через платіжний термінал без фіскального чека. Такі операції в разі перевірки податкова розцінює як непроведені через РРО/ПРРО.

За непроведення операції через РРО/ПРРО або невидачу розрахункового документа передбачено фінансові санкції. Штраф становить 100% вартості товарів (послуг), проданих з порушенням, за перше порушення і 150% за кожне наступне, згідно з п. 1 ст. 17 Закону № 265. Сам факт того, що оплата пройшла по терміналу, не звільняє від цієї відповідальності, оскільки обов’язок – саме фіскалізувати розрахунок.

Якщо РРО/ПРРО не працює з технічних причин, важливо мати документальне підтвердження збою. На практиці доцільно отримати акт або довідку від сервісного центру чи постачальника ПРРО про збій, розрив зв’язку або технічну несправність. Такий документ можна використати як аргумент для пом’якшення відповідальності під час перевірки, хоча він формально не скасовує складу порушення.

Надалі, щоб легально працювати без електрики або при поломці РРО, слід заздалегідь зареєструвати КОРО та РК. У разі відключення електроенергії або виходу РРО з ладу Закон про РРО дозволяє проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункових квитанцій, якщо вони зареєстровані на конкретний РРО. Якщо КОРО/РК не зареєстровані, розрахункові операції проводити не можна.

Підсумок: чек «заднім числом» не пробивають, дохід обліковують, технічну несправність фіксують документально, але повністю уникнути ризику штрафу за відсутність фіскалізації неможливо.

Алгоритм дій

1. Негайно припинити нові розрахунки через термінал без РРО/ПРРО. Поки каса не працює і немає зареєстрованих КОРО/РК, нові операції краще не проводити, щоб не накопичувати порушення.
2. Зафіксувати технічну проблему.
   – зверніться до сервісного центру / постачальника РРО/ПРРО
   – отримайте акт (довідку) про збій, поломку або розрив зв’язку з зазначенням дати й часу.
3. Відобразити отримані кошти в обліку та податковій звітності.
   – включіть суму виторгу, що пройшов по терміналу, до доходу відповідного періоду
   – збережіть виписки банку / звіти еквайрингу як підтвердження надходжень.
4. На майбутнє – організувати резервний механізм.
   – зареєструйте КОРО та РК на РРО, щоб у разі поломки або відключення електроенергії можна було законно видавати паперові розрахункові квитанції
   – або зареєструйте резервний ПРРО / РРО, який можна швидко задіяти при відмові основного.

Ризики / нюанси

1. Штрафи. У разі перевірки податкова може застосувати штраф 100% вартості продажу за операції без фіскального чека як за перше порушення, 150% – за наступні.

2. Декларування доходу не знімає відповідальності. Навіть якщо дохід повністю показаний у декларації, це не компенсує факт порушення правил застосування РРО/ПРРО.

3. Окремий акт по господарству. Можна внутрішнім документом (акт, службова записка) зафіксувати виявлений факт непроведення операцій через РРО/ПРРО із зазначенням суми та причин, додавши технічні підтвердження – це не скасовує штраф, але покращує доказову базу вашої добросовісності.