Односторонні акти в орендних договорах: нюанси та особливості

Так, у договорі оренди нежитлового приміщення можна передбачити умову про одностороннє оформлення актів орендодавцем, і загальний підхід не залежить від того, чи є орендодавець ТОВ або ФОП, за умови дотримання вимог до форми правочину та первинного документа.

Обґрунтування

1. Договір як правочин і свобода визначення порядку документування.
Договір оренди є двостороннім правочином, який сторони укладають для набуття та зміни цивільних прав і обов’язків. Сторони вільні узгоджувати умови договору, якщо вони не суперечать закону і спрямовані на реальне настання правових наслідків. Це випливає з загального визначення правочину та вимог до його змісту і форми. Цивільний кодекс України

2. Вимоги до первинних документів і можливість відсутності підпису орендаря.
Зміни до ст. 9 Закону про бухоблік дозволяють, щоб у первинному документі з оренди були відсутні посада, прізвище і підпис зі сторони орендаря, якщо документ містить дату або період оренди, порядок такого документування прямо передбачено письмовим договором і операція відображається в обліку в періоді її здійснення. ст. 9 від 16.07.1999 №996-XIV

3. Особливості залежно від статусу орендодавця.
Для можливості односторонніх актів критичне не те, чи є орендодавець ТОВ або ФОП, а щоб:

• був письмовий договір;
• оренда не належала до випадків, де спрощення заборонено (державне або комунальне майно, публічні кошти, будівельний підряд тощо);
• дотримувалися вимоги до первинних документів.
  ФОП також зобов’язані дотримуватися вимог до реквізитів первинних документів, які випливають зі ст. 9 Закону про бухоблік. статті 9 Закону про бухоблік

4. Як правильно сформулювати умову в договорі.
Щоб односторонні акти працювали і для бухобліку, і для захисту в разі спору, у договорі варто прямо:

1. закріпити право орендодавця складати акт в односторонньому порядку;
2. передбачити мовчазне погодження послуг;
3. вказати, що акт міститиме період оренди та є первинним документом для обох сторін.

Приклад формулювання для договору оренди нежитлового приміщення:

«1. Сторони домовилися, що підтвердженням надання послуг з оренди є акт наданих послуг (нарахованої орендної плати), який складається Орендодавцем щомісячно останнім календарним днем відповідного місяця в односторонньому порядку.
2. Акт містить інформацію про період, за який нарахована орендна плата, найменування сторін, опис послуги (оренда приміщення), суму до сплати та реквізити Орендодавця.
3. Акт може не містити посади, прізвища та підпису уповноваженої особи зі сторони Орендаря і вважається належним чином оформленим первинним документом відповідно до ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
4. Орендодавець зобов’язаний направити Орендарю примірник акта не пізніше ___ календарних днів з дати його складання. Якщо протягом ___ календарних днів з дати отримання акта Орендар не надасть письмових мотивованих заперечень, послуги з оренди вважаються прийнятими в повному обсязі та належної якості, а акт — погодженим Орендарем.»

Таке формулювання підходить і коли орендодавець є ТОВ, і коли орендодавець — ФОП, за умови, що інші вимоги закону до оренди та первинних документів виконані.

Підсумовуючи, одностороннє оформлення актів оренди допустиме за наявності письмового договору з чіткою умовою про такий порядок документування і зазначенням періоду оренди в акті, а статус орендодавця (ТОВ чи ФОП) не змінює самої можливості використати цю модель.