Оподаткування витрат на харчування працівників у відрядженні

У такій ситуації вартість харчування у складі витрат на відрядження за наявності підтвердних документів не оподатковується ПДФО та військовим збором, за умови що суми добових не перевищують установлені неоподатковувані норми. Оподаткуванню підлягає лише перевищення граничних норм добових або витрати, які не підпадають під перелік витрат на відрядження чи не підтверджені документально.

Обґрунтування

Податковий кодекс прямо визначає перелік витрат на відрядження, які не вважаються доходом працівника. До таких витрат належать, зокрема, витрати на проїзд, проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, за умови належного документального підтвердження і зв’язку відрядження з діяльністю роботодавця пп. 170.9.1 ПКУ.

Якщо приймаюча сторона виставила вашому підприємству рахунок і акт за харчування відряджених працівників, а ці документи оформлені належно, такі суми можна віднести до витрат на відрядження без оподаткування працівників. У такому разі це є компенсація господарських витрат роботодавця, а не додаткове благо конкретної фізичної особи, за умови що дотримані вимоги пп. 170.9.1 ПКУ щодо підтвердних документів та зв’язку з госпдіяльністю п. 170.9.1 Податкового кодексу України.

Добові витрати окремо не потребують підтвердження чеками, але обмежені неоподатковуваним лімітом. Для відряджень у межах України неоподатковувана сума добових становить 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня податкового року за кожен день відрядження, перевищення цієї суми оподатковується ПДФО із застосуванням «натурального» коефіцієнта та військовим збором п. 170.9.1 Податкового кодексу України. Якщо ж вартість харчування оплачується окремо приймаючій стороні за рахунок підприємства і не замінює чи не перевищує ліміт добових, вона не створює додаткового оподатковуваного доходу.

Отже, оподатковувати ПДФО та військовим збором слід лише ту частину виплат, яка: або є перевищенням ліміту добових, або не підпадає під дозволені витрати на відрядження, або не підтверджена належними документами. У протилежному разі витрати на харчування, оплачені напряму підприємством за рахунком приймаючої сторони, залишаються неоподатковуваними для працівників як складова витрат на відрядження пп. 170.9.1 ПКУ.

Підсумовуючи, сам факт оплати харчування приймаючій стороні за належно оформленим рахунком і актом не створює обов’язку нараховувати ПДФО та військовий збір працівникам, якщо виконані умови пп. 170.9.1 ПКУ щодо підтвердження і лімітів.