Оптимізація оформлення документів для водіїв у відрядженнях

Можна встановити водіям роз’їзний характер роботи й замінити більшість поїздок відрядженнями лише у виняткових випадках, але всі щотижневі «роз’їзні» для водіїв будуть для цілей оподаткування вважатися їх зарплатою і обкладатися ПДФО та військовим збором. Без оподаткування можна спростити лише документообіг, а не самі виплати.

Обґрунтування

Роз’їзний характер роботи роботодавець може встановити самостійно. Закон прямо не визначає поняття «роз’їзний характер роботи», тож роботодавець має право визначити його у колдоговорі, положенні про оплату праці або локальному наказі, а також установити перелік працівників і розміри доплат за такі умови праці. Це підтверджує позиція Мінпраці у листі від 17.11.2006 № 307/13/133-06 13 133-06.

Доплата за роз’їзний характер роботи є складовою оплати праці. Це надбавка до тарифної ставки чи окладу за особливий режим роботи. Вона не є добовими чи компенсаційними виплатами у відрядженні. Тому для податкових цілей це — дохід у вигляді зарплати, з якого утримують ПДФО і військовий збір так само, як із окладу. Норми, що дозволяють не оподатковувати «польове забезпечення», стосуються бюджетної сфери й не дають комерційним підприємствам права не обкладати такі доплати ПДФО та військовим збором.

Відмінність: роз’їзний характер роботи проти відрядження. При роз’їзному характері роботи не застосовують норми про відрядження щодо добових та інших компенсаційних виплат, оскільки прямо вказано, що роз’їзна робота не є відрядженням п. 2 розд. І Інструкції. Відповідно, немає права на неоподатковувані добові, можна платити лише оподатковувану доплату. При відрядженні ж діють трудові гарантії і добові за ст. 121 КЗпП 121 КЗпП.

Податкових переваг щодо ПДФО та військового збору від переходу на «роз’їзні» немає. Добові в межах норм при відрядженні не обкладаються ПДФО, а надбавка за роз’їзний характер роботи — так, оскільки це оплата праці. Тому заміна відряджень на постійні «роз’їзні» не зменшить оподаткування, а лише змінить структуру нарахувань і документообігу.

Спростити роботу бухгалтера можна за рахунок організації, а не податкових винятків. Ви можете: 1) чітко розмежувати, коли поїздки є роз’їзною роботою (щоденні рейси з поверненням на базу) і не оформлювати кожен рейс як відрядження, а коли це справжнє відрядження (декілька днів без повернення) і тоді оформляти наказ і авансовий звіт; 2) затвердити в колдоговорі або положенні про оплату праці фіксовану щомісячну або щотижневу доплату за роз’їзний характер роботи, розраховану з урахуванням типового навантаження; 3) максимально перевести оформлення авансових звітів у електронну форму, що дозволено, й формувати їх з об’єднанням витрат за періоди, де це не суперечить строкам звітування.

Контролюючі органи мають повне право вважати «роз’їзні» зарплатою. Навіть якщо у внутрішніх документах це названо інакше, за суттю це винагорода за працю, тож при перевірці податкова все одно віднесе ці суми до оподатковуваного доходу і вимагатиме ПДФО та військовий збір. Уникнути такого оподаткування законними способами не можна.

Підсумок: роз’їзний характер роботи допоможе зменшити кількість наказів і авансових звітів, але не дасть звільнення від ПДФО та військового збору з доплат; оптимізуйте документообіг, не намагаючись робити «роз’їзні» неоподатковуваними.