Підтвердження надання послуг нерезидентам: інвойс чи договір

Для ФОПа 3 групи, який надає послуги нерезидентам, зазвичай достатньо належним чином оформлених і оплачених інвойсів без окремого двостороннього акта, а письмовий договір може існувати в спрощеній формі (у тому числі як інвойс), але важливо, щоб інвойс містив усі реквізити первинного документа і був підтверджений оплатою. Ризики при перевірках мінімізуються, якщо інвойси оформлені правильно, є банківські виписки, а скан договору або умови співпраці можна пред’явити як підтвердження домовленостей.

Обґрунтування

Для експорту послуг зовнішньоекономічний договір може укладатися шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді. Закон про зовнішньоекономічну діяльність дозволяє при експорті послуг укладати договір шляхом виставлення рахунка (інвойсу) без окремого «класичного» паперового контракту, тому сам інвойс може виконувати функцію договору між ФОПом і нерезидентом, якщо з нього зрозумілі істотні умови угоди ст. 6.

Підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, а інвойс може вважатися таким первинним документом, якщо містить усі обов’язкові реквізити і підтверджений оплатою. Закон про бухоблік встановлює, що господарські операції відображаються в обліку на підставі первинних документів, які мають обов’язкові реквізити, і при цьому допускає як паперову, так і електронну форму таких документів 2 ст. 9, від 16.07.1999 №996-XIV.

Мінфін визнав, що оформлений з дотриманням вимог законодавства рахунок-фактура (інвойс), за умови його оплати, може замінювати акт приймання-передачі послуг. У листі Мінфіну прямо зазначено, що рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення господарської операції з постачання послуг без складання окремого акта лише у разі його оплати, підтвердженої платіжними документами; на практиці ця позиція застосовується й до послуг нерезидентам.

Скан договору з нерезидентом не є обов’язковою умовою для визнання операції, але зменшує ризики на перевірках. Оскільки договір сам по собі не є первинним документом, а підтверджує лише намір сторін, його скан достатній для демонстрації умов співпраці, тоді як основними доказами фактичного надання послуг і отримання доходу будуть інвойси з реквізитами і банківські виписки про оплату 2 ст. 9.

Ризики при перевірках виникатимуть переважно у двох випадках. По‑перше, якщо інвойси не містять повного опису послуг, реквізитів сторін, дати, підпису ФОПа або іншого ідентифікатора відповідальної особи, податківці можуть ставити під сумнів належне документальне оформлення операції як первинного документа 2 ст. 9. По‑друге, якщо немає чіткого зв’язку між інвойсом і оплатою за банківськими документами (суми, валюта, призначення, контрагент), може бути складніше довести, що саме цей дохід отримано за конкретні послуги нерезиденту.

Підсумок: для ФОПа 3 групи при наданні послуг нерезиденту зазвичай достатньо правильно оформлених і оплачених інвойсів без двосторонніх актів, а скан договору є бажаним, але не обов’язковим, елементом доказової бази, якщо інвойс одночасно виконує функцію і договору, і первинного документа.