Що робити кадровику і працівнику при закінченні терміну паспорта

Якщо у працівника є можливість - він повинен оформити новий паспорт.

У разі закінчення строку дії паспорта громадянина України у формі ID-картки документи для його обміну можуть бути подані протягом одного місяця до дати закінчення строку дії документа. У такому випадку паспорт, що підлягає обміну, повертається особі після прийому документів і підлягає обов’язковому поверненню під час отримання нового паспорта.

Згідно повідомлення МВС від 05.02.2025 р https://mvs.gov.ua/news/u-mvs-poiasnili-ci-dije-prostrocenii-pasport-pid-cas-vojennogo-stanu - документи підтверджують особу та вважаються дійсними упродовж всього терміну дії воєнного стану та протягом 30 календарних днів з дня його припинення чи скасування:

- паспорти громадян України у формі ID-картки (строк дії яких закінчився після 24.01.2022 року та в період дії воєнного стану);

- паспорти громадян України у формі книжечки, до яких не вклеєно фотокартку особи у разі досягнення нею 25-річного або 45-річного віку (строк вклеювання до яких настав після 24.01.2022 та в період воєнного стану).

Ці документи підлягають обміну або вклеюванню нових фотокарток відповідно до досягнутого віку протягом 30 календарних днів з дня припинення чи скасування воєнного стану.

Якщо можливості оновити документ нема, то наявний паспорт вважається чинним протягом воєнного стану.

Після того як працівник оновить паспорт, він повинен надати копію оновленого документа до відділу кадрів, де мають внести зміни до облікових даних працівника.

Для внесення змін до облікових документів працівник має надати роботодавцю письмову заяву. До заяви обов'язково додається копія нового паспорта у форматі ID-картки. На підставі цих документів роботодавець видає наказ про внесення змін до облікових документів у зв'язку із заміною паспорта.

Заява про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта)

Наказ про внесення змін до облікових документів (заміна паспорта)

Після видання наказу необхідно внести відповідні зміни до особової картки працівника та інших кадрових документів, де містяться паспортні дані. Усі зміни вносяться на підставі наказу та доданих до нього документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!
🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2