Оформлення використання власного авто працівника в службових цілях

Підприємство має декілька варіантів, як залучити автомобіль працівника:

1. Договір оренди (потрібне нотаріальне посвідчення).

В такому разі підприємство приймає авто працівника на забаланс (рахунок 01) та несе за нього повну відповідальність.

Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

Оподаткування орендної плати. ТОВ виступає податковим агентом:

• ПДФО 18% від суми орендної плати.
• Військовий збір 5%.

ЄСВ на орендні платежі не нараховується.

В Додатку 4ДФ з ознакою доходу «127».

2. Договір позички авто (безоплатно).

За ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення, але податківці вимагають, щоб такі договори були нотаріально посвідченими.

Автомобіль приймається на забаланс підприємства (рахунок 01) та несе відповідальність за його експлуатацію.

Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

Бухоблік

Податківці трактують безоплатне користування майном як безкоштовно отриману послугу з оренди. ТОВ зобов’язане визначити ринкову вартість оренди аналогічного автомобіля та включити цю суму до свого доходу (Кт 718).

3. Використання власного авто працівника у господарській діяльності за заявою працівника + наказ про використання авто.

Цей варіант передбачає, що працівник особисто керує своїм авто в службових цілях. Наймати іншого водія або оформлювати суміщення на цю машину при такому варіанті неможливо.
Підприємство може (але не зобов’язане) виплачувати працівнику компенсацію за використання авто, а також компенсувати витрати, пов’язані з техобслуговуванням, ремонтом, поліпшенням його автомобіля.
Компенсація оподатковується ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Покроковий алгоритм дій

• Укласти договір оренди або позички авто та завірити його у нотаріуса.
• Скласти акт приймання-передачі автомобіля в користування підприємства (це підстава для зарахування на позабалансовий рахунок 01).
• Подати форму № 20-ОПП у строк 10 робочих днів з моменту підписання акта приймання-передачі (згідно з п. 8.4 Наказу Мінфіну № 1588).
• Видати наказ по підприємству про закріплення автомобіля за працівником для виконання службових обов'язків та встановлення лімітів пального.
• Затвердити норми витрат пального для конкретного авто (базуючись на внутрішніх замірах або технічній документації автомобіля).
• Видати паливну картку (або талони) працівнику для заправки автомобіля.
• Щоденно (або з установленою на підприємстві періодичністю) оформлювати подорожні листи (або інші первинні документи про маршрут), які підтверджують зв'язок поїздок із господарською діяльністю підприємства.
• Отримати наприкінці місяця видаткову накладну та звіт (реєстр) від АЗС про фактично залите пальне за картками/талонами.
• Скласти Акт на списання пального в кінці місяця на основі розрахованих даних із подорожніх листів та фактичних залишків у баку (це остаточно підтвердить обсяг використаного пального в межах норм).

Зверніть увагу, що поїздки працівника від дому до офісу та назад – це використання авто в особистих цілях, а не в господарських. Якщо пальне на такі поїздки списується за рахунок компанії, його вартість визнають додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (з коєфіцієнтом) та ВЗ 5% (без коєфіцієнта).

За таким пальним потрібно нарахувати компенсуючий ПДВ за ст. 198.5 ПКУ, як використане в негосподарській діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!
🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2