Запитання щодо зарплати, ЄСВ та відпустки для працівника ТРО

Працівнику в статусі добровольця ТРО, якому ви зберігали місце роботи і середній заробіток, у загальному випадку: 1) донараховувати ЄСВ до мінімального внеску треба, якщо виконується умова «повний місяць трудових відносин» і база ЄСВ менша МЗП, 2) час виконання обов’язків ТРО із збереженням середнього заробітку входить до відпускного стажу, 3) компенсацію за невикористану відпустку рахуєте за Правилами Порядку №100, окремо для «старих» днів до 31.12.2023 і «нових» після 01.01.2024, а якщо у 2023 році або в розрахунковому періоді немає заробітку – середню берете з окладу/МЗП на дату розрахунку.

Обґрунтування

1. ЄСВ і доплата до мінімального внеску

Для ЄСВ діє вимога: якщо база нарахування за основним місцем роботи за місяць менша за МЗП, ЄСВ рахують як МЗП × 22%. Це передбачено частиною 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску…» Частиною 5 ст. 8 Закону.

Додаткова умова: донарахування до МЗП проводять лише якщо працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку. Це прямо випливає з пп. 6 п. 2 розд. III Інструкції №449 пп. 6 п. 2 розд. III Інструкції.

Отже, якщо у конкретному місяці 2023–2026 років працівник значиться в трудових відносинах повний календарний місяць, але сума нарахованого середнього заробітку менша за МЗП, ви зобов’язані донарахувати ЄСВ до мінімального внеску за цей місяць. Якщо місяць відпрацьований або перебування в трудових відносинах було не повний місяць, доплату до ЄСВ із МЗП не застосовують. У підсумку, доплата до мінімального внеску потрібна тільки за «повні» місяці трудових відносин, де база менша МЗП.

2. Відпускний стаж за період виконання обов’язків ТРО

До стажу для щорічної основної відпустки зараховується час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалися місце роботи і заробітна плата повністю або частково, за винятком прямо перелічених випадків (строкова служба, мобілізація тощо). Виняток щодо добровольців ТРО до цього переліку не входить, що підтверджує висновок, наведений у консультації для добровольців ТРО: період виконання обов’язків добровольця ТРО із збереженням середнього заробітку зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку цей період..

Тому за час з 28.01.2023 по дату звільнення, коли зберігали середній заробіток як за основним місцем роботи, працівник продовжує «заробляти» дні щорічної відпустки, якщо для нього немає інших виключень зі стажу. При звільненні ви маєте нарахувати компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки за цей період.

3. Як визначити середню зарплату для компенсації за відпустку

3.1. Поділ днів відпустки на «до» і «після» 31.12.2023

З 2024 року для компенсації діють спеціальні правила. Для компенсації за невикористані відпустки:

• за дні, право на які набуте до 31.12.2023 – середня зарплата рахується тільки з виплат за 2023 рік;
• за дні, право на які набуте після 01.01.2024 – середня визначається за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

Це прямо передбачено абзацом другим п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 п. 2 Порядку №100.

Отже, вам потрібно:

1. визначити кількість невикористаних днів відпустки, «зароблених» до 31.12.2023 і після 01.01.2024;
2. для кожної групи окремо визначити середню зарплату і окремо порахувати суму компенсації.

3.2. Середня зарплата за «старі» дні (право до 31.12.2023)

Для днів відпустки до 31.12.2023 розрахунковий період – 01.01.2023–31.12.2023, незалежно від того, коли у 2026 році нараховується компенсація. Це прямо випливає з того ж п. 2 Порядку №100 п. 2 Порядку №100.

• Якщо у 2023 році були виплати (зарплата, середній заробіток), вони включаються до загального заробітку і діляться на кількість календарних днів розрахункового періоду за правилами Порядку №100.
• Якщо у 2023 році немає заробітку, середню зарплату визначають з посадового окладу або мінімальної зарплати, встановлених на час розрахунку, тобто в місяці звільнення. Це прямо передбачено п. 4 Порядку №100, який вимагає в таких випадках брати для розрахунку встановлену працівникові тарифну ставку, посадовий оклад або МЗП на дату розрахунку п. 4 Порядку №100.

Формула середньоденної зарплати при розрахунку з окладу/МЗП:

• середня = оклад (або МЗП, якщо оклад менший) × 12 / 365.

3.3. Середня зарплата за «нові» дні (право після 01.01.2024)

Для днів, право на які виникло після 01.01.2024, застосовуєте загальне правило Порядку №100: берете 12 календарних місяців, що передують місяцю нарахування компенсації, або менший фактично відпрацьований період, виключаючи періоди, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Це правило сформульовано в п. 2 Порядку №100 Порядку №100.

Особливість вашого випадку: з лютого 2023 року працівнику нараховувався середній заробіток за час увільнення. Такий заробіток є оплатою часу, коли працівник не працював, але за ним зберігалася зарплата повністю. Ці суми включаються у розрахунок середньої як виплати, що входять до заробітку, а сам період увільнення не виключається з розрахункового періоду, оскільки за нього зберігався заробіток.

Якщо ж обраний 12-місячний період перед звільненням містить місяці без будь-яких виплат (і немає періоду збереження заробітку), такий період або:

• коригується шляхом виключення днів без збереження заробітку, або
• якщо заробітку немає взагалі, знову застосовується правило п. 4 Порядку №100 і середня рахується з окладу/МЗП на дату розрахунку п. 4 Порядку №100.

У підсумку, для компенсації при звільненні 31.07.2026 ви:

• для днів відпустки до 31.12.2023 рахуєте середню з виплат 2023 року, а якщо їх немає – з окладу/МЗП на липень 2026 року;
• для днів відпустки після 01.01.2024 берете останні 12 місяців перед липнем 2026 року, включаючи суми середнього заробітку, а за повної відсутності виплат – знову використовуєте оклад/МЗП на дату розрахунку.

Алгоритм дій

1. Перевірте ЄСВ по місяцях 2023–2026 років:

   • для кожного місяця перевірте, чи працівник був у трудових відносинах повний місяць;
   • порівняйте базу ЄСВ із МЗП;
   • донарахуйте ЄСВ до МЗП там, де є «повний місяць» і база < МЗП.

2. **Розрахуйте дні відпустки