Наслідки неповернення добових при скасованому відрядженні директором

Не повертати невикористані добові до фактичної поїздки не можна: якщо поїздка не відбулась у заплановані дати, виданий аванс треба повернути у встановлений строк, інакше неповернена сума набуває статусу оподатковуваного доходу працівника. Лист від постачальника може бути підставою для перенесення відрядження і нового наказу, але не скасовує обов’язку повернути вже виданий аванс за скасовану поїздку.

Обґрунтування

Якщо відрядження скасовано, виданий аванс підлягає поверненню. Для випадку, коли працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, орієнтиром є строк повернення протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки. Такий строк прямо встановлено для бюджетників у п. 11 розд. ІІ Інструкції №59, і його ж рекомендує застосовувати ДПС для всіх роботодавців у ЗІР, категорія 103.17. Комерційне підприємство може закріпити цей строк або інший у Положенні про відрядження, але факт скасування поїздки означає, що кошти мають бути повернені.

Неповернений у строк аванс вважається надміру витраченими коштами і стає оподатковуваним доходом. Якщо працівник не повертає аванс у граничні строки звітування і повернення, сума розцінюється як надміру витрачені кошти, що включаються до оподатковуваного доходу працівника. Це прямо випливає з того, що сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, оподатковується як дохід працівника за правилами пп. 164.2.11 та п. 164.5 ПКУ. Для ПДФО застосовується «натуральний» коефіцієнт 1,219512, а військовий збір утримують без коефіцієнта, як це показано на прикладі із несвоєчасно повернутим залишком авансу у профільному матеріалі з посиланням на пп. 164.2.11 ПКУ та п. 164.5 ПКУ.

Посилання на майбутнє відрядження не звільняє від обов’язку повернути аванс. ПКУ не передбачає зберігання авансу «про запас» до поїздки, яка відбудеться невідомо коли. Норми про строки звітування і повернення залишку авансу (включно з підходом ДПС у ЗІР, категорія 103.17) прив’язані до конкретного відрядження і його дат, а не до абстрактної майбутньої поїздки. Тому тримати кошти на картці без звітування до моменту «коли-небудь поїду» неправомірно.

Лист від постачальника може бути підставою для перенесення строків відрядження, але не для збереження старого авансу. Лист контрагента з проханням перенести зустріч може слугувати документальним підтвердженням поважної причини для видання нового наказу про відрядження на інші дати. Однак для вже виданого авансу це не скасовує вимоги повернути кошти за скасоване відрядження і потім, перед новою поїздкою, видати новий аванс на підставі нового наказу. Інакше роботодавець створює ризик перекваліфікації суми в додаткове благо з оподаткуванням.

Наявність/відсутність лікарняного не змінює режим підзвітних коштів. Причина скасування поїздки (хвороба, внутрішні обставини, перенесення зустрічі контрагентом) може впливати на кадрові документи, але не змінює податкових наслідків для підзвітних сум. ПКУ прямо зазначає, що додаткових «подовжених» строків повернення авансу у разі, якщо відрядження не відбулось з поважних причин, не встановлено, тому застосовується загальний підхід до строків та оподаткування, орієнтований на п. 170.9.3 ПКУ і роз’яснення ДПС.

Таким чином, зберігати на руках добові за скасоване відрядження до «майбутньої поїздки» неправомірно. Працівник повинен прозвітувати за отримані кошти і повернути невикористану суму в установлені строки, а при фактичному новому відрядженні отримати новий аванс; у протилежному разі сума неповерненого авансу стає його оподатковуваним доходом з усіма податковими та, потенційно, трудовими наслідками.