Чи можливе відшкодування витрат за квитком без страхування

Так, за наведених умов бухгалтер може прийняти цей квиток і відшкодувати працівнику витрати без нарахування ПДФО та військового збору, якщо інші вимоги до підтвердних документів та відрядження виконані. Відсутність реквізиту про страхування пасажирів у квитку не перетворює суму відшкодування на оподатковуваний дохід працівника.

Обґрунтування

Для цілей оподаткування ключове значення має не «ідеальність» форми квитка, а наявність належних підтвердних документів про витрати на проїзд. Податковий кодекс передбачає, що не є доходом працівника сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження, зокрема на проїзд, за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, а також документів, які підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця Податковий кодекс України.

До підтвердних документів закон прямо відносить, зокрема, транспортні квитки (у тому числі електронні). Якщо квиток BlaBlaCar містить дані про маршрут, дату, вартість, перевізника та інші обов’язкові реквізити, він є транспортним квитком, що підтверджує понесені витрати на проїзд, а отже відповідає вимогам до підтвердних документів для цілей неоподатковуваного відшкодування витрат на відрядження Податковий кодекс України.

Вимоги Наказу №1066 регулюють належне оформлення квитків перевізником, але їх порушення не створює автоматично оподатковуваного доходу у працівника. Для ПДФО та військового збору критично, щоб: 1) відрядження було оформлене наказом, 2) витрати були пов’язані з господарською діяльністю, 3) є документ, що підтверджує суму витрат на проїзд. Якщо ці умови виконані, відшкодування вартості такого квитка не включається до оподатковуваного доходу працівника Податковий кодекс України.

Підсумок. За наявності наказу про відрядження, авансового звіту та квитка BlaBlaCar з усіма базовими реквізитами про поїздку і вартість, бухгалтер має право прийняти його як підтвердний документ та відшкодувати витрати без оподаткування, незважаючи на відсутність у квитку інформації про страхування пасажирів.