Як правильно оформити накази при звільненні та відпустці

Наказ про звільнення ФОПу достатньо один: у ньому ви зазначаєте припинення трудового договору 28.07.2026 і виплату грошової компенсації за 3 к.дн. невикористаної відпустки, а зайво оплачені відпускні за 29–31.07 відображаєте лише в бухобліку й розрахункових сумах, без окремого «спеціального» наказу на ці дні.

Обґрунтування

Звільнення під час щорічної відпустки допускається. За угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) дата звільнення визначається домовленістю, тому звільнення 28.07.2026 у період оплаченої відпустки є правомірним.

День звільнення 28.07.2026 є останнім днем відпустки і роботи. Працівник фактично використав відпустку по 28.07 включно, а відпускні, виплачені за 29–31.07, стали оплатою днів, які вже не є відпусткою, бо трудові відносини припиняються 28.07.

У бухобліку ці 3 дні слід відкоригувати як зайво нараховані відпускні і замінити їх компенсацією. Сутність така:

1. сторнуєте відпускні за 3 к.дн. 29–31.07;
2. нараховуєте грошову компенсацію за 3 к.дн. невикористаної відпустки за робочий рік 19.06.2026–28.07.2026.
   Усі операції проходять в одному місяці, тому це просто корекція в обліку та в розрахунку при звільненні, без окремих кадрових рішень.

Наказ про звільнення ФОП формує у довільній формі. У ньому достатньо відобразити:

• підставу припинення трудового договору «за угодою сторін» із посиланням на п. 1 ст. 36 КЗпП;
• дату звільнення – 28.07.2026;
• формулювання на кшталт: «Виплатити працівнику грошову компенсацію за 3 календарні дні невикористаної щорічної відпустки» та «провести остаточний розрахунок».
  Докладні суми і технічне сторнування відпускних у наказі не розписують, це зона бухгалтерії і розрахункових відомостей.

Окремий наказ щодо вже оплачених 29–31.07 не обов’язковий. Правова підстава для виплати відпускних за 08.07–31.07 – наказ про надання щорічної відпустки. Після зміни дати звільнення ви не «скасовуєте» відпустку, а лише коригуєте оплату за частину днів. Для цього достатньо: наказу про звільнення з фразою про компенсацію + бухгалтерських коригувальних проводок і відображення в розрахунку з працівником.

Підсумок: два накази – про відпустку та про звільнення із зазначенням компенсації, а питання «зайвих» виплачених сум за 29–31.07 вирішується коригуванням відпускних і нарахуванням компенсації в обліку, без окремого «третього» наказу.