Як правильно звільнити працівника під час відпустки ФОПу

Так, ФОП може звільнити працівника за угодою сторін 28.07.2026 під час відпустки, але тоді відпустка закінчується 27.07.2026, за 28–31.07 відпускні стають «зайвими» і їх слід утримати при остаточному розрахунку, а за фактично невідпрацьовані дні зарплата не нараховується.

Обґрунтування

1. Можливість звільнення під час відпустки за угодою сторін.
Заборона на звільнення під час відпустки діє лише при звільненні з ініціативи роботодавця за ст. 40, 41 КЗпП, а при звільненні за згодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) або за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) працівника можна звільнити й під час відпустки і навіть в останній її день. 36 КЗпП

2. Як правильно визначити останній день відпустки.
Якщо сторони домовилися, що днем припинення трудових відносин буде 28.07.2026, то останнім днем оплачуваної щорічної відпустки має бути 27.07.2026. День звільнення не може одночасно бути й днем подальшої відпустки для цього ж працівника, якщо відпустка не оформлена «з наступним звільненням» із датою звільнення в останній день відпустки за ч. 1 ст. 3 Закону про відпустки. ч. 1 ст. 3

3. Надміру сплачені відпускні за дні після дати звільнення.
Ви вже нарахували і виплатили відпускні за 24 календарні дні з 08.07 по 31.07. Якщо днем звільнення стане 28.07, то відпустка має тривати, наприклад, з 08.07 по 27.07 включно. Тоді 28–31.07 будуть днями, за які відпускні вже сплачені, але працівник у цих днях уже не матиме права на відпустку, тобто це зайво нараховані відпускні, які підлягають утриманню при звільненні. Порядок утримання надміру виплачених відпускних прямо випливає зі ст. 22 Закону про відпустки, яка дозволяє роботодавцю утримати оплату відпустки за невідпрацьовану частину робочого року. ст. 22 Закону про відпустки

4. Остаточний розрахунок при звільненні ФОП-роботодавцем.
У день звільнення ФОП повинен: видати наказ про звільнення за угодою сторін, провести остаточний розрахунок, видати працівникові письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми, а також копію наказу про звільнення. Усі ці дії робляться саме в день звільнення 28.07.2026, з урахуванням утримання надміру сплачених відпускних. ст. 47 КЗпП

5. Що з «розрахунковими» за 19.06.2026–28.07.2026.
За період роботи з 19.06.2026 до початку відпустки (07.07.2026 включно) ви нараховуєте й виплачуєте звичайну заробітну плату. За період 08.07–27.07.2026 працівник перебуває у відпустці, за яку відпускні вже сплачені. За 28–31.07.2026:

• якщо днем звільнення є 28.07 і відпустка до 27.07, ці дні вже не є ні робочими, ні відпускними, тому зарплата за них не нараховується, а надміру сплачені відпускні за 28–31.07 утримуються при остаточному розрахунку;
• якщо ж сторони хочуть зберегти відпустку до 31.07, тоді днем звільнення слід призначити 31.07.2026, і тоді надміру сплачених відпускних не буде, але дата звільнення зміниться.

У підсумку або ви залишаєте звільнення на 31.07.2026 і нічого не коригуєте по відпускних, або переносите кінець відпустки на 27.07.2026, звільняєте 28.07.2026 і при остаточному розрахунку утримуєте суму відпускних за 28–31.07 як зайво виплачену.

Алгоритм дій

1. Погодити з працівником дату звільнення за угодою сторін: або 28.07.2026, або 31.07.2026.
2. Якщо обрано 28.07.2026:
   • видати наказ про зміну тривалості відпустки (08.07–27.07.2026);
   • розрахувати суму відпускних за 28–31.07.2026 і підготувати наказ про утримання цієї суми при звільненні (на підставі ст. 22 Закону про відпустки);
   • у день звільнення 28.07.2026 нарахувати зарплату за фактично відпрацьований час до 07.07.2026, утримати «зайві» відпускні та видати працівнику всі належні документи і кошти.
3. Якщо обрано 31.07.2026:
   • залишити відпустку з 08.07 по 31.07.2026 без змін;
   • видати наказ про звільнення за угодою сторін з датою 31.07.2026;
   • провести остаточний розрахунок 31.07.2026 без коригування відпускних.

Ризики / нюанси

1. Письмова домовленість.
Щоб уникнути спорів, дату звільнення та зміну кінцевої дати відпустки доцільно зафіксувати в заяві працівника або окремій угоді та в наказах ФОП.

2. Межа утримань.
Слід контролювати, щоб загальна сума утримань не перевищувала встановлені законом обмеження, і за потреби погодити з працівником добровільне повернення частини коштів через касу або на рахунок.

3. Строки виплат.
Якщо з об’єктивних причин остаточний розрахунок не проведений у день звільнення, він має бути здійснений не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок, інакше можливі трудові спори та санкції. 116 КЗпП