Допомога на поховання колишньому працівнику: оформлення та оподаткування

Підприємство може надати таку допомогу колишній працівниці як фізичній особі, дохід оподатковується як нецільова благодійна/матеріальна допомога (в межах 4660 грн у 2026 році — без ПДФО і ВЗ, сума перевищення — оподатковується), ЄСВ на всю суму не нараховується, у 4ДФ показуєте з ознакою доходу «146».

Обґрунтування

Право надати допомогу. Закон не забороняє юрособі надавати матеріальну допомогу фізособі, яка не є її працівником. У вашому випадку це буде добровільна допомога колишній працівниці, а не «допомога на поховання працівника за останнім місцем роботи», тому пільга 9320 грн (для смерті самого працівника) не застосовується.

Характер доходу. Оскільки помер не працівник підприємства, а син колишньої працівниці, виплату доцільно кваліфікувати як нецільову благодійну (матеріальну) допомогу на користь цієї фізособи. Для 2026 року граничний неоподатковуваний розмір такої допомоги становить 4660 грн протягом року на одну особу. Сума допомоги в межах 4660 грн не включається до оподатковуваного доходу, сума перевищення оподатковується ПДФО 18 відсотків та військовим збором 5 відсотків.

ЄСВ. Матеріальна разова допомога у зв’язку з сімейними обставинами або похованням не належить до фонду оплати праці згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати, а також прямо віднесена до виплат, на які не нараховується ЄСВ, у Переліку, затвердженому постановою КМУ № 1170. Це поширюється і на допомогу на поховання родичів, у тому числі колишнім працівникам, тому ЄСВ на таку виплату не нараховується. п.3.31 Інструкції та п. 14

Документальне оформлення. Щоб мінімізувати податкові ризики і мати підтвердження:

1. Заява від колишньої працівниці на ім’я керівника з проханням надати матеріальну (благодійну) допомогу «у зв’язку з сімейними обставинами, пов’язаними з похованням сина».
2. Копія свідоцтва про смерть сина (для внутрішнього обґрунтування, не для оподаткування).
3. Рішення керівника (наказ, розпорядження або протокол уповноваженого органу) про виплату матеріальної допомоги із зазначенням: ПІБ отримувача, РНОКПП, сума, підстава, джерело виплати (рахунок, фонд).
4. Виплата через касу або банківський рахунок з відповідними платіжними документами.

Оподаткування ПДФО і ВЗ — підсумок.

• Якщо сума допомоги ≤ 4660 грн у 2026 році — ПДФО і військовий збір не утримуються.
• Якщо сума допомоги > 4660 грн —
  • неоподатковувана частина: 4660 грн;
  • оподатковувана частина: сума допомоги мінус 4660 грн;
  • з оподатковуваної частини утримуються ПДФО 18 відсотків та військовий збір 5 відсотків.

Відображення в об’єднаній звітності.

• Додаток 1 (ЄСВ) — не заповнюється щодо цієї допомоги, оскільки вона не є базою нарахування ЄСВ.
• Додаток 4ДФ:

Підсумовуючи, допомогу колишній працівниці надати можна, оформлюєте як матеріальну/благодійну допомогу за заявою та наказом, ЄСВ не нараховується, а в 4ДФ показуєте всю суму під ознакою «146» з оподаткуванням лише суми перевищення понад 4660 грн.