Компенсація витрат відрядження директора: можливості та наслідки для ТОВ

Директор може бути направлений у службове відрядження, а ТОВ має право відшкодувати йому витрати, понесені у зв'язку з таким відрядженням, за умови їх документального підтвердження та зв'язку з господарською діяльністю підприємства.

Відповідно до п.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20260101#n719 працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260531#n3965 не підлягають оподаткуванню лише ті витрати на відрядження, які підтверджені відповідними первинними та розрахунковими документами.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
  інші документи, що засвідчують вартість витрат.

При безготівковій оплаті вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (п.170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Щодо харчування, окремо компенсувати його вартість, як правило, не потрібно. Такі витрати покриваються добовими. Якщо ж підприємство окремо відшкодовує витрати на харчування понад добові, то для працівника це буде додатковим благом з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.

Якщо з працівником не оформлений договір оренди або позички авто, то нема законних підстав відшкодовувати витрати, пов'язані з використанням автомобіля.

Юрособа може компенсувати працівнику понесені витрати на пальне, але це вже буде додатковим благом такого працівника. Суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку включаються до оподатковуваного доходу як додаткове благо (пп."г" п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20241201#n3627). Тож з суми компенсації слід утримувати ПДФО та військовий збір.
ЄСВ на суму компенсації нараховувати не потрібно (п.11 розд.І Переліку 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#o14).

Якщо відрядження безпосередньо пов'язане із закупівлею (придбанням) конкретної партії товару, витрати на таке відрядження можуть формувати первісну вартість запасів відповідно до п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси», якщо вони є витратами, безпосередньо пов'язаними з їх придбанням та доведенням до стану, придатного для використання (реалізації).

Водночас якщо відрядження має загальний характер (переговори з постачальниками, пошук нових контрагентів, участь у виставках, укладення рамкових договорів, аналіз ринку тощо), такі витрати, як правило, визнаються адміністративними або витратами на збут залежно від їх призначення і не включаються до собівартості товарів.

Сам факт відрядження не збільшує ПДВ до сплати. ПДВ нараховується виходячи з бази оподаткування при постачанні товару, визначеної відповідно до ст. 188 ПКУ, а не залежно від того, чи включило підприємство витрати на відрядження до собівартості. Звичайно, підприємство може врахувати свої витрати при формуванні продажної ціни товару, але це вже комерційне рішення, а не вимога податкового законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2