Ситуація з підтвердженням платежів ФОП: що робити далі

Ситуацію доцільно виправляти як дохід ФОП (з подальшим коригуванням 4ДФ і документальним підтвердженням), а не як «громадянський» дохід фізособи з оподаткуванням 23% через майнову декларацію.

Обґрунтування

Ключове завдання зараз — довести податковій, що 80 тис грн є оплатою за господарську операцію з ФОПом, а не «просто виплатою» фізособі. Тоді податки сплачує ФОП у своїй системі, а не фізособа 18%+5%.

У 2025 році 4ДФ з ознакою 157 заповнюється тільки коли виплата здійснюється саме самозайнятій особі (ФОПу) в межах її підприємницької діяльності. Для цього має бути договір, рахунок, акт, накладна тощо, де контрагент виступає як ФОП із своїми КВЕДами.

Якщо на момент оплати людина ще була ФОП і реально постачала комплектуючі в межах госпдіяльності (договори, рахунки, акти виписані від імені ФОП, навіть якщо гроші зайшли на особисту картку), то податковий сенс такий: це дохід ФОПа, а «картка фізособи» — лише технічний момент. У такому разі правильний шлях:

1. залишити оподаткування на рівні ФОП (6% або інша ставка за його системою),
2. виправити документи та за потреби 4ДФ, щоб прибрати претензії до «фізособи без статусу ФОП».

Якщо ж документально взагалі ніде не фігурує ФОП (договорів від імені ФОП немає, є лише приватна переписка «як з людиною» і фактична поставка не прив’язана до підприємницької діяльності), податкова цілком може наполягати, що 80 тис грн — дохід фізособи-громадянина. Тоді у фізособи виникає обов’язок подати декларацію про майновий стан і доходи за 2025 рік та сплатити ПДФО 18% + ВЗ 5% (разом 23%) як дохід, отриманий без податкового агента.

Технічно «листом змінити призначення платежу» можливо лише в частині пояснення, що платіж пов’язаний з господарською діяльністю ФОПа. Але банк вже не змінить минуле призначення; лист працює тільки як пояснення для ДПС і, за потреби, для банку.

Оптимальний із податкової точки зору варіант зазвичай такий:

1. Підтягнути первинку на ФОПа:
   – договір купівлі-продажу комплектуючих, рахунок, акт/накладна саме від ФОП (з реквізитами ФОП, КВЕДами, ІПН);
   – внутрішній лист-пояснення, що оплата зайшла на особисту картку ФОПа, але це дохід від діяльності.
2. Переглянути 4ДФ за той період: якщо нарахування і виплата були відображені з ознакою 157 коректно за місяць фактичної оплати, підтвердити це документами; якщо дата/сума/ІПН помилкові — подати уточнюючий додаток 4ДФ за відповідний місяць з правильними реквізитами (через «уточнюючий» розрахунок за конкретний місяць, з кодами сторнування/включення рядків, як передбачено Порядком №4).

Якщо податкова вже формально ставить питання саме до фізособи (одержувача коштів):
– спочатку дайте письмові пояснення й копії документів від ФОПа, що операція є підприємницькою;
– якщо ДПС погоджується, що це дохід ФОПа, питання з 23% знімається;
– якщо ні і доказів як ФОПа явно не вистачає, тоді залишиться варіант з майновою декларацією від фізособи і 23% податків, щоб не накопичувати штрафи й пеню.

Підсумок: якщо є шанс документально «витягнути» операцію в площину доходу ФОПа, це вигідніше та логічніше, ніж визнавати її особистим доходом фізособи із ставкою 23%.

Алгоритм дій

1. Зібрати документи
   – перевірити, чи був на дату оплати запис про ФОП у ЄДР;
   – підняти договори, рахунки, акти, листування, де контрагент виступає як ФОП.

2. Підготувати пояснення до ДПС
   – описати, що оплата 80 тис грн здійснювалася ФОПу за комплектуючі в межах його діяльності;
   – вказати, що платіж пішов на картку фізособи, але одержувач — та ж особа, що мала статус ФОП, з посиланням на договірні документи.

3. Перевірити 4ДФ за 2025 рік
   – звірити, чи правильно відображено виплату за місяць, суму, ІПН, ознаку 157;
   – за потреби подати уточнюючий 4ДФ за відповідний місяць (через «уточнюючий» розрахунок) з коректними рядками.

4. Комунікація з податковою
   – надати пояснення та копії документів у відповідь на запит/під час перевірки;
   – зафіксувати позицію, що податки з цієї суми вже мають бути сплачені ФОПом у його декларації (якщо це так).

5. Якщо ДПС не приймає аргументи
   – оцінити ризики й суму донарахувань 23% з 80 тис грн;
   – за необхідності подати фізособою декларацію про майновий стан за 2025 рік, відобразивши 80 тис грн як дохід без податкового агента, і сплатити 23% + можливі штраф/пеню, щоб закрити питання.

Ризики / нюанси

Чим слабкіші документи на ФОПа, тим більший ризик, що податкова кваліфікує платіж як особистий дохід фізособи.

Якщо ФОП не включив 80 тис грн у підприємницький дохід за 2025 рік і не сплатив з них ЄП / ПДФО+ВЗ (для загальної системи), можливі донарахування вже по ФОПу.

Важливо не обмежуватися лише «листом про зміну призначення платежу» без підтверджувальної первинки — без договорів/актів він має слабку доказову силу.