Відновлення архіву документів після знищення: необхідні дії та рекомендації

Добрий день, під час масованого ракетного удару був знищений склад на якому зберігався архів документів. Підкажіть які дії ми маємо виконати і чи є обовязковим відновлення даного архіву?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Ви зобов’язані зафіксувати факт знищення документів, у п’ятиденний строк письмово повідомити ДПС і далі відновлювати документи протягом 90 днів, тобто відновлення архіву є обов’язком, а не правом. Якщо цього не зробити, для податкових цілей вважатиметься, що документів не було взагалі, з усіма негативними наслідками.

Обґрунтування

Перш за все потрібно зафіксувати сам факт події. Зберіть офіційні підтвердження: акт ДСНС про пожежу / обстріл, довідки поліції або військової адміністрації, наказ керівника про створення комісії та акт комісії про втрату документів. Це надалі стане доказами для ДПС та при можливих спорах.

Далі обов’язково повідомте ДПС про втрату архіву. Відповідно до п. 44.5 Податкового кодексу України платник податків у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку із доданням оформлених за законодавством підтвердних документів. Саме з дати надходження цього повідомлення починається відлік строку на відновлення документів п. 44.5 Податкового кодексу України.

Відновлення архіву є законодавчим обов’язком, а не вибором. Той самий п. 44.5 ПКУ прямо встановлює, що платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дати, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. Якщо документи не відновити у цей строк або вони будуть повторно втрачені, вважається, що таких документів не було у платника на момент складання звітності, що загрожує виключенням витрат, податкового кредиту та донарахуванням податків п. 44.5 Податкового кодексу України.

Під час періоду відновлення перевірку можуть перенести, але не скасувати. Якщо ДПС отримала належне повідомлення і через втрату документів неможливо провести перевірку, строки проведення перевірок переносяться до дати відновлення документів, але не більш ніж на 120 днів. Це дає часовий «коридор» для збору дублікатів від контрагентів, банків, органів влади тощо п. 44.5 Податкового кодексу України.

Невідновлення архіву тягне значні ризики, а не лише штраф. Окрім окремого штрафу за незабезпечення зберігання документів, головна загроза в тому, що у разі перевірки ДПС матиме право вважати, що господарські операції не були підтверджені документально, а отже можна виключити витрати та податковий кредит, донарахувати податки, штрафи і пеню.

У підсумку, після ракетного удару ваш алгоритм дій обов’язково включає: фіксацію події та збір офіційних актів, письмове повідомлення ДПС у 5-денний строк і організацію відновлення архіву у межах 90 днів, і саме виконання цих кроків мінімізує податкові наслідки.

ВК

Валентина, консультант

експерт

21.07.2026 | 16:29

Очікує відповідь

На сьогоднішній день, якщо Ви не перебуваєте на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, включених до Переліку № 376 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0380-25#Text), то Ви не можете подати Повідомлення про знищення документів, як це передбачено п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?find=1&text=%D0%BA%D0%BE%D0%BE%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B2#n8462). На жаль.

Тому залишається лише повідомити ДПС в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):

"44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 цього Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи."

Тому рекомендуємо:

1) отримати акт про пожежу від ДСНС

2) викликати поліцію, написати заяву про прильот та порушення кримінального провадження, отримати витяг з Реєстру досудових розслідування про відкриття кримінального провадження.

3) призначити комісію на підприємстві для проведення інвентаризації ТМЦ за правилами Положення про інвентаризацію активів та зобов`язань № 879 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text) та про фіксацію фактів втрати первинних на інших документів.

3) скласти акт про втрату (знищення) первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів підприємства внаслідок обстрілу (довільна форма) - маєте перерахувати, які документи знищені. Складає комісія в довільній формі, затверджує керівник

Цей акт потім разом з актом про пожежу та витягом з Реєстру досудових розслідувань маєте додати до заяви в ДПС.

Після цього маєте відновлювати документи, в т.ч. отримувати у контрагентів їх дублікати.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2