Коригування даних у реєстрі застрахованих осіб при помилках

Потрібно виправити персональні дані в Реєстрі двома шляхами: роботодавець коригує звітність (насамперед Додаток 5 до Податкового розрахунку та, за потреби, повідомлення про прийняття), а працівник подає анкету застрахованої особи до ПФУ для зміни даних у Реєстрі.

Обґрунтування

1. Які дані зберігаються в Реєстрі і звідки береться прізвище

До облікових карток Реєстру застрахованих осіб вносяться персоніфіковані відомості про застрахованих осіб, включаючи прізвище, ім’я, по батькові, дані про трудові відносини, заробіток і сплату внесків. Ці відомості подають страхувальники у складі звітності до Пенсійного фонду України Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового....

У разі виявлення некоректних відомостей у своїй обліковій картці (зокрема прізвища) застрахована особа може подати до територіального органу ПФУ анкету застрахованої особи для внесення/зміни/уточнення даних разом з підтвердними документами. Внесення змін здійснюється на підставі наказу керівника органу ПФУ у п’ятиденний строк Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового....

2. Що має зробити роботодавець у звітності

Основне звітне джерело персональних кадрових даних для Реєстру – Додаток 5 «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби» до Податкового розрахунку. Саме з нього Реєстр отримує інформацію про особу, її трудові відносини і ПІБ. У разі помилки в персональних даних у Додатку 5 вона уточнюється шляхом подання звітного нового або уточнюючого Податкового розрахунку з Додатком 5 за відповідний місяць, де була допущена помилка, з виключенням помилкового рядка та додаванням правильного. Порядок виправлення помилок у Додатку 5 встановлено у Розділі V Порядком №4.

Також, якщо у повідомленні про прийняття працівника на роботу було вказано неправильне прізвище, слід подати повідомлення типу «скасовуюче» з помилковими даними і одночасно повідомлення типу «початкове» з правильним прізвищем за період прийняття на роботу. Це усуне розбіжності між кадровими документами і Реєстром.

3. Як технічно заповнити коригуючий Додаток 5

Для виправлення саме персональних даних (прізвища) у Додатку 5 за відповідний місяць:

У самому Податковому розрахунку таблична частина заповнюється лише в частині, що відповідає коригованим рядкам, як це передбачено правилами уточнюючих розрахунків у Розділі V Порядком №4.

4. Дії працівника для виправлення даних у Реєстрі

Окрім коригування звітності роботодавцем, працівник може сам ініціювати зміну прізвища в Реєстрі. Для цього він подає до територіального органу ПФУ анкету застрахованої особи для внесення/зміни/уточнення даних у Реєстрі разом із документами, що підтверджують правильне прізвище (паспорт та, за потреби, інші документи). ПФУ вносить зміни до умовно-постійної частини облікової картки на підставі цієї анкети у п’ятиденний строк Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового....

Після коригування звітності та внесення змін за анкетою від працівника Реєстр міститиме коректне прізвище, що дозволить повторно звернутися за призначенням пенсії без підстав для відмови.

Алгоритм дій

1. Перевірити архів звітності і з’ясувати, з якого місяця у Податковому розрахунку (Додаток 5) і в повідомленні про прийняття почало використовуватися неправильне прізвище.
2. Подати до ДПС:
   1. уточнюючий (або звітний новий) Податковий розрахунок за перший місяць помилки з Додатком 5, де:
      – дублюєте помилковий рядок з ознакою «1» у графі 20;
      – додаєте правильний рядок з ознакою «0» у графі 20;
   2. за потреби – аналогічно скоригувати Додаток 5 за інші місяці, якщо там також є розбіжності в ПІБ.
3. Подати до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу:
   – «скасовуюче» з неправильним прізвищем;
   – «початкове» з правильним прізвищем за період фактичного прийняття.
4. Порадити працівнику звернутися до ПФУ із анкетою застрахованої особи і копіями паспорта для зміни прізвища в Реєстрі.
5. Після обробки коригуючих звітів та анкети повторно подати документи на призначення пенсії.

Ризики / нюанси

1. Строки внесення змін

ПФУ зобов’язаний внести зміни до даних облікової картки на підставі анкети протягом п’яти днів, а змін до Реєстру за рішенням суду або за власними перевірками – протягом десяти днів. Дата і час змін фіксуються автоматично Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового....

2. Відповідальність за достовірність даних

Відповідальним за правильність подання звітних даних, які лягають в основу Реєстру, є страхувальник. При виявленні недостовірних відомостей і невиконанні припису ПФУ територіальні органи Фонду самостійно вносять зміни до Реєстру на підставі наказу керівника Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового....

Після виконання наведених кроків у Реєстрі застрахованих осіб повинні відображатися правильні дані прізвища, що усуває причину відмови у призначенні пенсії.