Проблеми визнання електронних актів без посади директора в бухобліку

Відсутність зазначення посади підписанта в електронному акті не є безумовною підставою для невизнання господарської операції та зняття витрат, якщо особу підписанта можна достовірно ідентифікувати за допомогою КЕП директора.

Проте певний ризик спорів за формальною ознакою із податковою все ж існує.

Для первинного документа обов'язковими реквізитами є, зокрема:

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції (ст. 9 Закону Про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/go/996-14).

В електронних документах функцію підпису виконує КЕП. Якщо сертифікат КЕП містить дані директора і дозволяє встановити підписанта, то господарська операція загалом є ідентифікованою.

Теоретично податківці можуть звернути увагу на відсутність реквізиту "посада". Однак судова практика переважно виходить із того, що незначні недоліки в оформленні первинного документа не є підставою для невизнання господарської операції.

Тому ризик саме через відсутність слова "директор" в акті ми б оцінювали би як невисокий, особливо якщо КЕП належить керівнику контрагента.

Виправлення до електронного документу не здійснюються. Для виправлення формується новий вірний документ, а попередній анульовується.

Якщо постачальник не хоче перевипускати акти, рекомендуємо зберігати файли електронного документа разом із протоколом перевірки КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!