Відновлення документів після знищення: терміни та подальші дії

Ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110) в п. 44.5 передбачає, що якщо відбулася втрата первинних чи інших документів, пов`язаних з оподаткуанням (це не стосується документів на тимчасово окупованих територіях), то платник податків має відновити ці документи.

При цьому підприємство має дотримуватись строків їх зберігання, визначених законодавством.

Наразі строки зберігання документів регулюють:

- п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110);
- Перелік № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14)

Зокрема, згідно з п. 44.3 ПКУ неприбуткові організації мають зберігати документи протягом п’яти років – 1825 днів.

Документи, що підтверджують операції згідно зі ст. 39 ПКУ і ст. 39-2 ПКУ, потрібно зберігати протягом семи років – 2555 днів.

Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, що пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, розраховують:

- із дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використали зазначені документи та/або інформацію;
- у разі її неподання – з передбаченого в ПКУ граничного строку подання такої звітності (пп. 44.3.4 ПКУ; п. 2.10 Переліку №578).

Документи бухгалтерського обліку та звітності, які мають зберігають не менше ніж п’ять років, зважаючи на примітки до ст. 186 Переліку №578/5:

річну фінзвітність до ліквідації підприємства (ст. 311 Переліку №578/5);
документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між підприємствами (ст. 324 Переліку №578/5);
договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (ст. 330 Переліку №578/5);
документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (ст. 334 Переліку №578/5);
первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) (ст. 336 Переліку №578/5);
регістри рахунків до оплати (ст. 337 Переліку №578/5);
податкові накладні (ст. 338 Переліку №578/5);
гарантійні листи (ст. 339 Переліку №578/5);
документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо (ст. 345 Переліку №578/5);
облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) (ст. 351 Переліку №578/5);
книги, журнали, картки обліку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) (ст. 352 Переліку №578/5).

Повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання наведений у п. 4.2 розд. I Переліку №578/5.

Податкові строки зберігання документів

Маєте зберігати документи за ті періоди, які "дістаються" строками давності з ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287), які зупинялися:

- з 18 березня 2020 року через запровадження карантину (п. 52-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) строки ст. 102 ПКУ були зупинені. Це зупинення тривало по 30 червня 2023 року.

- перебіг строків давності (1095 днів) для проведення камеральних, фактичних та деяких документальних перевірок під час воєнного стану відновили із 01.08.2023

Отже, глибина перевірок по строкам з ст. 102 ПКУ продовжилася на період зупинки строків на час карантину та воєнного стану. Наразі "дістають" перевірками 2019 рік.

Додатково - див. сервіс «Строки зберігання документів» (https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv).

Тому рекомендуємо відновити документи як мінімум за 2019-2020 роки.

На жаль, ПКУ не вказує - яким саме чином мають бути відновлені втрачені документи

Позиція ДПСУ наступна:

ІПК від 27.03.2023 р. N 686/ІПК/99-00-07-06-01-06:

"...платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з таких питань:
...3. Що може вважатись відновленням втрачених документів: створення (підписання) дублікатів документів; створення фото або сканованих копій документів; створення фото або сканованих копій документів завірених сторонами що його складали (підписували) та/або інші способи відновлення?
4. Чи вважається відновленим втрачений документ, якщо у Товариства наявна його фото або сканована копія?
5. Чи вважається відновленим втрачений документ, якщо у Товариства наявна його фото або сканована копія завірена Товариством та/або іншою стороною, що складала (підписувала) такий документ?
6. Чи можливе відновлення втрачених документів та яким саме чином (крім зазначених вище способів), якщо сторона, що складала (підписувала) такий документ припинена або письмові звернення за місцем знаходження такої сторони не дають результатів або особи що підписували такий документ від імені такої сторони не мають змоги (знаходяться за кордоном, зниклі безвісті, мобілізовані тощо) або втратили право (звільнені, загинули тощо) відновити втрачені документи?
...Відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності.
...Щодо форм відновлення знищених документів зазначаємо наступне.
Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (пункт 44.2 статті 44 Кодексу).
Відповідно до частини другої статті 3 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України" (далі - Закон N 996) бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення (стаття 9 Закону N 996).
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за N 168/704 (далі - Положення N 88).
Відповідно до частини другої статті 9 Закону N 996 та пункту 2.4 Положення N 88 первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Отже, враховуючи вимоги Закону N 996 та Положення N 88 документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.
При цьому зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга статті 6 Закону N 996).
Враховуючи те, що регулятором з питань забезпечення формування та реалізації державної політики у сфері бухгалтерського обліку є Міністерство фінансів України пропонуємо з питань щодо форм відновлених первинних документів звернутися до Міністерства фінансів України..."

Тобто, ДПСУ офіційно "не знає" яким чином мають бути відновлені і пропонує отримати роз`яснення з цього приводу у МФУ.

Проте, на нашу думку, якщо у контрагента зберігся оригінал договору, він може бути наданий Вам як завірена копія цього договору.

Також контрагенти можуть надати Вам дублікати первинних документів (видаткових накладних, актів наданих послуг).

Згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях від 18.06.2015 № 1000/5 ) в р. ІІ в ч. 11 вказано наступне:

"13. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат»."

Отже, якщо є у контрагента оригінал документа (договору, акту, видаткової накладної), вони можуть виготовити для Вас дублікати і оформити їх так, як вказано в Правилах № 1000/5. При цьому підписує такий дублікат вже особа, яка повноважна це робити на момент видачі дубліката (зокрема, особа, що є директором контрагента на сьогодні).

Якщо ж документів вже немає і у контрагента, то на жаль, Ви не зможете відновити їх ні в оригіналі, ні в дублікату.

Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення МФУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!