Оцифрування трудових книжок: як перевірити та реалізувати процес

Розглянемо Ваші питання:

1. В загальному випадку існує два способи оцифрування трудової книжки
Спосіб 1: сканування. Найпростіший варіант: Взяти паперову трудову книжку. Перевірити записи в трудовій. Відсканувати всі сторінки (включаючи вкладиші, якщо є). Завантажити до електронного кабінету Пенсійного фонду. Підписати КЕП (електронним підписом).
Спосіб 2: ручне внесення кожного запису. Цей спосіб складніший, тому що потрібно вручну внести всі записи з трудової книжки. До кожного запису потрібно додати документ, який його підтверджує (наказ, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо працівник працював в іншому місці, роботодавець не має його наказів, а отже, не може оцифрувати його стаж. Найкращий варіант – передача сканкопії.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;
• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Детальніше про оцифрування трудових на нашому курсі https://kadroland.com/events/277/753

https://7eminar.ua/events/3880/8787

2. Алгоритм подання ФОП сканованих копій трудових книжок найманих працівників

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

ФОП заходить на офіційний сайт portal.pfu.gov.ua і натискає кнопку «Вхід». Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) – саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Крок 2. Перехід до послуги з подання скан-копій

У меню потрібно обрати:

Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.
Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника – прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

3. Дізнатися чи оцифрована трудова може лише сам працівник, отримавши Витяг з ЕТК.

Отримати Витяг з ЕТК через вебпортал ПФУ можна за таким алгоритмом:

• Увійти на вебпортал Пенсійного фонду України.
• Авторизуватись за допомогою КЕП, за ID.GOV.UA (банківська карта) або Дія. Підпис.
• Обрати розділ «Комунікації з ПФУ» та пункт «Запит на отримання електронних документів».
• Обрати тип звернення «Витяг з ЕТК».
• Поля запиту будуть заповнені автоматично, додатково необхідно зазначити номер телефону та поставити позначку біля пункту «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних» → натиснути «Відправити до ПФУ».
• Результат опрацювання запиту відобразиться у розділі «Мої звернення».
• Відкрити pdf-файл та ознайомитись з даними Витягу з електронної трудової книжки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!