Вимоги до документів для бухгалтерії при міжнародних перевезеннях вантажів

В іноземній практиці рахунок-фактура (інвойс) часто є замінником (аналогом) нашого акту наданих послуг.
Тому якщо в такому інвойсі вказані всі обов'язкові реквізити щодо характеру операції, вартості, реквізити сторін та підписи, то він не вимагає додаткового підписання акту.

Як такого бланку акту в багатьох країнах просто немає і нерезиденти часто е розуміють, що саме ви від них хочете отримати додатково.
В міжнародній практиці є інколи інвойс-проформа (аналог нашого рахунку) та інвойс - аналог акту наданих послуг.

Тому ви можете просити нерезидента такий акт надати, але скоріш за все вам потрібно буде самостійно його зробити і просто домовитися з нерезидентом, щоб він його підписав зі свого боку, якщо за його законодавством такий акт не передбачений.

Щодо мови, якою повинен бути складений інвойс, то однозначної відповіді не дають навіть податківці.
В нещодавньому листі ДПС від 31.03.2026 року №347/2/99-00-21-01-01-02 на аналогічне питання від ФОПа вони наводять купу різних аргументів і про облікові регістри, і про державну мову українську. При цьому прямої норми, яка б передбачала обов'язковість лише української чи лише англійської мови немає.
Водночас, при необхідності у разі перевірки чи на запит ви як платник маєте забезпечити переклад документів, що складені іноземною мовою, на українську.

Тому, на нашу думку, такий інвойс може бути складений англійською чи мовою нерезидента. І перекладений на українську на вимогу податківців чи інших органів за ваш рахунок самостійно. В більшості випадків, якщо такі документи англомовні, то навіть в разі перевірок податківці нормально сприймають такий варіант.

Раді допомогти, звертайтесь ще!