Виставлення послуг за квітневими та травневими датами: ризики та рішення

Давайте розбиратися:

Ні, об'єднувати квітень з травнем в один Акт та виписувати одну Податкову накладну (ПН) від 11 травня не можна.

У Вас є чіткі, зафіксовані дати надання послуг у квітні (16, 21, 27 чиста "перша подія"). Оскільки залізничні перевезення та робота спецтехніки (екскаватора) завжди супроводжуються щоденними первинними документами (змінні рапорти роботи екскаватора, залізничні накладні, відомості подачі-прибирання вагонів, списання ПММ, табелювання змін екскаваторника тощо), сховати ці дати від податківців не вдасться.

1. Ризик все виписати 11 травня

• Правило першої події: Відповідно до п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 , податкові зобов'язання з ПДВ виникають за датою "першої події" - або датою зарахування грошей, або датою оформлення документа, який підтверджує сам факт надання послуг.
• Робота екскаватора за 16, 21 та 27 квітня - це закритий звітний період квітня. Навіть якщо Акт не був підписаний, факт надання послуги (господарська подія) відбувся у квітні. Залишаючи квітень без ПН, Ви переносите зобов'язання на травень, тим самим занижуючи зобов'язання по ПДВ квітня.
• Жодні листи від Вашого замовника про "непогодження", затримку чи претензії щодо якості робіт не є виправданням для ДПС. Податківці під час перевірки піднімуть залізничні накладні (Укрзалізниці), де зафіксовано точні дати та номери вагонів, які Ваш екскаватор розвантажував 16, 21 та 27 квітня. Для них це доказ безтоварності травневого акта в частині квітневих обсягів робіт.

2. Захист

Якщо Ви надаєте послуги з розвантаження вагонів одному й тому самому контрагенту постійно (кілька разів на місяць), такі послуги згідно з пунктом 201.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 мають ритмічний характер.

1). Оформлюйте все окремо, квітень квітневим Актом та ПН, травень - травневими.

• За підсумками квітня виставити один загальний акт за квітень (за дати 16, 21, 27) датою 30 квітня. І виписати одну зведену податкову накладну не пізніше 30 квітня (реєстрація до 15 травня).
• За підсумками травня виставити другий загальний акт за травень (за дати 01, 02, 04, 11) датою 31 травня (або 11 травня, якщо це був останній день роботи в місяці). І виписати травневу зведену ПН.

Для цього, бажано, щоб у Вашому договорі з замовником було прописано: "Послуги мають ритмічний характер, приймання-передача виконаних робіт здійснюється щомісячно шляхом складання зведеного акта останнім числом поточного місяця".

Якщо квітневі акти від 30 квітня Ви ще не провели, а ПН не зареєстрували:

• Не ризикуйте з травнем. Не змішуйте періоди в один акт від 11 травня.
• Зробіть два окремі блоки. Зробіть пакет документів за квітень (наприклад, зведеним актом від 30.04) і пакет за травень (актом від 11.05 або 31.05).
• Так, якщо Ви пропустили граничні строки реєстрації квітневої ПН, буде штраф за несвоєчасну реєстрацію згідно зі статтею 120-1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10585 . Але цей штраф у рази менший, ніж донарахування за заниження зобов'язань, зняття кредиту у контрагента та потенційний статус "ризикового платника" для Вашого ТОВ через викривлення первинки.

Отже: Завжди розділяйте акти по місяцях (звітних періодах). Найкраще - прописати в договорі "ритмічність" послуг і закривати кожний місяць одним зведеним актом останнім числом місяця. Поєднувати квітень і травень в один документ від 11 травня не можна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!