Визначення дати визнання витрат та кредиторки при штрафах

Витрати будуть на дату інвойсу

В бухобліку варто керуватися принципом нарахування і визнання доходу в тому періоді, коли такий штраф нарахований. Тобто, на 17.04.2026 року, незалежно від дати сплати.
При отриманні будь-яких штрафів, в тому числі і податкових, і за цивільно-правовими договорами, якщо ви не плануєте такий штраф оскаржувати, то нарахування буде датою документу або датою, що вказана як крайній строк сплати (в разі податкових штрафів за ППР). Так як на таку дату зобов'язання будуть узгодженими і у вас виникає заборгованість.

Проводки будуть Дт 948 - Кт 632.

Далі при сплаті у вас буде проводка Дт 632 - Кт 312. Також будуть виникати курсові різниці, так як стаття є монетарною.

Що стосується ПДВ, то відповідно до пп.185.1 ПКУ об'єктом оподаткування ПДВ є постачання товарів/робіт/послуг. Так як у даному випадку операції з постачання не відбувається, то і ПДВ не виникає.
Це також підтверджується положеннями пп.188.1 ПКУ, де вказано, що до складу договірної (контрактної) вартості, яка є базою оподаткування, не включаються суми неустойки (штрафів та/або пені), три проценти річних від простроченої суми та інфляційні витрати, відшкодування шкоди, у тому числі відшкодування упущеної вигоди за рішеннями міжнародних комерційних та інвестиційних арбітражів або іноземних судів, що отримані платником податку внаслідок невиконання або неналежного виконання договірних зобов’язань.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551

В частині податкових різниць варто звернути увагу на пп.140.5.11 ПКУ.
В ньому вказується, що фінансовий результат до оподаткування збільшується на суму витрат від визнаних штрафів, пені, неустойок, відшкодування збитків, компенсації неодержаного доходу (упущеної вигоди), нарахованих відповідно до цивільного законодавства та цивільно-правових договорів, у тому числі у сфері зовнішньоекономічної діяльності, на користь осіб, які не є платниками податку (крім фізичних осіб, які є платниками податку на доходи фізичних осіб).
Тому тут важливий не сертифікат про резидентство, а чи такий нерезидент платником податку на прибуток і чи сплачує він податок на прибуток в своїй країні.

Сертифікат резидентності буде важливий саме для податку на репатріацію. Адже податківці вважають такі отримані штрафи іншими доходами, що отримані на території України, які підлягають оподаткуванням таким податком. Тому якщо в договорі чи конвенції про уникнення подвійного оподаткування є звільнення від такого податку, то ви можете його застосувати.
Детальне роз'яснення податківців можна знайти за посиланням.
https://evp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/580760.html

Раді допомогти, звертайтесь ще!