Підтвердження витрат на доставку документів для дистанційного працівника

Вважаємо, що одно інвойсу та звіту про використані кошти недостатньо.

Слід сформувати наказ по підприємству, де зафіксувати порядок здійснення діяльності директора за кордоном, у т.ч. зазначити, що документи будуть відправлятися в Україну через Нову пошту.

Крім того потрібно, що б в інвойсі були обов’язкові реквізити, які передбачені для будь якого первинного документу.

Вимоги до складу обов’язкових реквізитів первинних документів наведені в ч.2 ст.9 Закону про бухг/облік ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ),тобто первинні документи повинні мати наступні реквізити:

«назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Цілком можливо, що в інвойсі присутні не всі реквізити з наведених. Тоді слід скористатися можливістю складення внутрішнього акту.

Це передбачено згідно з п.п.2.5 Положення № 88 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 ), а саме:

«якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг».

Також додаємо, що бажано мати деталізацію (підтвердження ) – саме які документи відправлені. В залежності від умов співпраці з поштовим оператором це може бути зазначено або в експрес – накладній, або бути окремий опис вкладення.

Отже саме такі моменти слід враховувати, що б понесені витрати вважалися такими, що пов’язані з господарською діяльністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!