Документи для списання пального: подорожній лист та ТТН важливі

Так, підприємство може використовувати власну форму подорожнього листа та вести її один раз на місяць, але такий документ повинен містити детальну інформацію щодо кожного рейсу. Для списання палива лише наказу на відрядження та ТТН недостатньо.

Оскільки типові форми подорожніх листів скасовані, підприємство самостійно організовує документальне оформлення роботи транспорту відповідно до Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. Первинний документ повинен містити всі обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону про бухоблік.

Для підтвердження господарського використання пального по орендованому вантажному автомобілю бажано мати: — договір оренди автомобіля; — наказ про порядок експлуатації автомобіля та затвердження норм витрат пального; — подорожній (маршрутний) лист; — ТТН; — накази на відрядження; — документи на придбання пального; — акт списання пального.

Після втрати чинності Наказом Мінтрансу №43 підприємство має право самостійно встановлювати норми витрат пального. Такі норми можна затвердити наказом керівника на підставі технічної документації, фактичних замірів або умов експлуатації автомобіля.

Ваш варіант подорожнього листа є допустимим. У ньому можна передбачити: — дату рейсу; — маршрут; — постачальника; — номер наказу на відрядження; — показники спідометра; — пробіг; — залишок пального; — заправку; — витрати пального; — окремі колонки для витрат пального при русі порожнього та завантаженого автомобіля.

Подорожній лист можна оформлювати один раз на місяць, але кожна поїздка повинна бути відображена окремим рядком із зазначенням маршруту, пробігу та витрат пального. Якщо в документі буде лише загальний пробіг за місяць без деталізації рейсів, податковий орган може визнати витрати на пальне негосподарськими.

Для вантажного автомобіля ТТН є обов’язковою відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, наказ Мінтрансу №363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98 та Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14. Дані ТТН повинні відповідати інформації у подорожньому листі.

Оскільки працівник виїжджає до інших міст для отримання сировини, наказ на відрядження підтверджує виробничу мету поїздки. Дані щодо добових доцільно відображати в авансовому звіті, а не в подорожньому листі.

Наприкінці місяця на підставі подорожнього листа складається акт списання пального.

Проведення:

Списання пального у виробництво — Дт 23 – Кт 203

Списання пального на загальновиробничі витрати — Дт 91 – Кт 203

Списання пального на адміністративні витрати — Дт 92 – Кт 203

Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 164.2.17.

Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 801 передбачає, що витрати, пов’язані з експлуатацією транспортного засобу, несе орендар, якщо інше не встановлено договором.

Раді допомогти, звертайтесь ще!