Вимоги до підтверджуючих документів для матеріальної допомоги працівникам

Давайте розглянемо Ваше питання:

Тут головне - як саме ви це прописали в колдоговорі і як плануєте оподатковувати.

• Систематична допомога (як частина зарплати). Якщо допомога надається всім або більшості працівників (наприклад, раз на рік до відпустки), вона належить до фонду оплати праці (пп. 2.3.3 Інструкції № 5 зі статистики заробітної плати) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21 .

Тоді ніяких додаткових документів не треба - тільки заява працівника плюс ваше внутрішнє положення та наказ. Ви просто виплачуєте її як частину зарплати, оподатковуючи ПДФО (18 %), ВЗ (5 %) та нараховуючи ЄСВ (22 %).

• Разова (матеріальна) допомога за заявою. Якщо це виплата "за необхідністю" конкретній особі. Якщо в Колдоговорі Ви просто написали "на вирішення соціально-побутових питань", то зазвичай це загальне формулювання, яке не потребує підтверджуючих документів (чеків на ремонт, квитанцій тощо). Працівник просто пише в заяві: "Прошу надати матеріальну допомогу на вирішення соціально-побутових питань".

Є один важливий податковий момент по нецільовій допомозі (пп. 170.7.3 ПКУ).

• Нецільова благодійна допомога. Згідно з пп. 170.7.3 ст. 170 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 , така допомога надається без встановлення умов або напрямів її витрачання. Тобто працівник у заяві просто пише: "Прошу надати нецільову благодійну допомогу у зв'язку з сімейними обставинами" або "на вирішення соціально-побутових питань". Жодних чеків, квитанцій чи довідок про стан доходів він додавати не зобов'язаний.
• Якщо Ви плануєте виплачувати допомогу як "нецільову", щоб скористатися пільгою щодо неоподаткування (у 2026 році ліміт такої допомоги, що не оподатковується, складає певну суму, яка дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи на 1 січня, помноженому на 1,4 та округленому до найближчих 10 грн).

Ризики для КНП та фінансовий контроль

Оскільки Ви - КНП ("Дитяча поліклініка №2" ОМР), Ваша фінансова діяльність регулюється Статутом та Фінансовим планом.

• Відповідно до ст. 133 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10610 , Ви є неприбутковою організацією. Виплата матеріальної допомоги має бути передбачена бюджетом (фінпланом).
• Якщо під час перевірки Держаудитслужба побачить виплату без чіткого формулювання в наказі, вони можуть поставити питання про обґрунтованість. Тому Ваша "броня" - це не підтвердні чеки від працівника, а правильно оформлений Наказ та положення про зарплату і Колдоговір.
• У Наказі має бути посилання на пункт Колективного договору: "На підставі п. _ Колективного договору та заяви працівника, надати матеріальну допомогу...".

Підсумовуючи - працівник не зобов'язаний звітувати, на що витратив гроші. Головне для Вас - зафіксувати це право в Колдоговорі (що Ви вже зробили), заява від працівника та наказ керівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!