Різниця в актах компенсації транспортних витрат та ризики

Так, акт на компенсацію транспортних витрат може бути датований пізніше, ніж акт перевізника, але бажано, щоб така різниця була обґрунтованою і не виходила за межі одного звітного періоду.

Складання акта на компенсацію після акта перевізника саме по собі допустиме, оскільки сума компенсації часто визначається лише після отримання первинних документів від перевізника. Це узгоджується з вимогами щодо первинних документів та відображення господарських операцій за ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Разом з тим ризики виникають насамперед тоді, коли акт перевізника і акт на компенсацію потрапляють у різні звітні періоди. У такому випадку може виникати розрив між визнанням витрат і доходу від компенсації. Якщо компенсація оформлюється як окреме відшкодування понесених витрат, у бухобліку витрати можуть відображатися, зокрема, на рахунку 93, а дохід від компенсації — на субрахунку 719 (Інструкція про застосування плану рахунків 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99).

Проведення:

Відображено послуги перевізника — Дт 93 – Кт 631
Визнано дохід з компенсації витрат — Дт 361 – Кт 719
Нараховано ПДВ-зобов’язання (якщо компенсація оподатковується ПДВ) — Дт 719 (або 703 залежно від моделі обліку) – Кт 641

Щодо ПДВ слід враховувати правило першої події за п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Якщо контролюючий орган розцінить компенсацію як частину вартості постачання, несвоєчасне оформлення акта або зміщення між періодами може створювати ризики щодо дати виникнення податкових зобов’язань.

Ризики переважно пов’язані не з самим фактом пізнішої дати акта на компенсацію, а з можливим перенесенням доходів або ПДВ-зобов’язань на інший період, а також із питанням належного документального підтвердження зв’язку компенсації з конкретним перевезенням.

Щоб мінімізувати ризики, бажано, щоб у договорі був передбачений механізм компенсації транспортних витрат і строки оформлення документів, а в акті компенсації були посилання на акт перевізника та транспортні документи. Найменше ризиків, коли обидва акти датовані одним місяцем або одним звітним періодом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!