Чи потрібно зазначати посаду та ПІБ в електронній накладній

Так, потрібно зазначати посаду та ПІБ відповідальної особи у видатковій накладній, навіть якщо вона підписується КЕП.

Первинний документ має містити обов’язкові реквізити, зокрема посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9). Ця вимога поширюється і на електронні первинні документи.

Той факт, що кваліфікований електронний підпис містить ідентифікаційні дані підписувача, сам по собі не замінює обов’язку відобразити у самому документі посаду та прізвище відповідальної особи. Вимога щодо зазначення таких реквізитів передбачена також п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Відсутність посади або ПІБ відповідальної особи у первинному документі може викликати сумніви щодо належного оформлення господарської операції та її документального підтвердження. Такий підхід простежується і в судовій практиці, зокрема у постанові Верховного Суду від 13.07.2021 у справі №826/9712/16, де неналежне оформлення підписів та відсутність розшифрування посад розглядалося як обставина, що може впливати на оцінку юридичної сили документа.

У електронних системах документообігу ці реквізити, як правило, відображаються у відповідних полях документа, зокрема у реквізитах особи, яка прийняла товар. Тому у графі «Отримав(ла)» або аналогічному полі доцільно, щоб були зазначені посада та ПІБ особи, яка накладає КЕП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!