Правила списання пального для службових і особистих поїздок автомобіля

Пальне на службові поїздки можна списувати на витрати підприємства за первинними документами, а поїздки додому бажано окремо врегулювати внутрішніми документами як службово обґрунтовані, інакше є ризики додаткового блага.

Для списання пального підприємству слід організувати документальне оформлення використання автомобіля через наказ про закріплення автомобіля за директором, наказ (або положення) про порядок використання службового автомобіля та первинні документи для обліку пробігу і витрат пального. Підставою для списання пального є первинні документи відповідно до Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні, ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Оскільки типові подорожні листи не є обов’язковими, підприємство може застосовувати самостійно розроблену форму документа (маршрутний лист, журнал поїздок, звіт про використання авто тощо) з обов’язковими реквізитами первинного документа. На підставі таких документів і затверджених норм витрат пального оформлюється акт списання пального.

Якщо поїздки додому обґрунтовані господарською необхідністю (наприклад, ненормований режим роботи директора, оперативні виїзди, зберігання авто за місцем проживання для службових потреб), це бажано прямо передбачити наказом по підприємству. У такому разі поїздки дім–офіс можуть обґрунтовуватися як пов’язані з господарською діяльністю, і пальне списується у загальному порядку.

Проведення:
Списано пальне на службові поїздки — Дт 92 – Кт 203

Якщо ж поїздки додому не обґрунтовані як службові, є ризик трактування вартості такого використання як додаткового блага за пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, а також можуть виникати питання щодо негосподарського використання пального для цілей п. 198.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Тому найбезпечніший варіант — оформити внутрішнім наказом службовий характер використання автомобіля, вести маршрутні/подорожні документи та списувати пальне актом на їх підставі. Саме такий підхід зазвичай використовується для документального підтвердження витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!