Як нарахувати резерв відпусток та уникнути штрафів

Так, мале підприємство має створювати резерв відпусток, а його ненарахування у 2025 році є помилкою, яку слід виправити і надалі нараховувати резерв.

Малі підприємства не звільнені від створення забезпечення на оплату відпусток. Право не створювати забезпечення передбачене для мікропідприємств і непідприємницьких товариств п. 7 розд. I НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність». Для малого підприємства застосовуються правила НП(С)БО 26 «Виплати працівникам», зокрема п. 7 щодо визнання зобов’язань за накопичуваними виплатами працівникам, а порядок формування забезпечень також регулює НП(С)БО 11 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0085-00.

Резерв нараховується щомісяця. Практично його визначають через коефіцієнт резервування, розрахований виходячи з планової суми відпускних і планового фонду оплати праці, після чого резерв щомісяця нараховується пропорційно фактичній зарплаті з урахуванням ЄСВ відповідно до Закону про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17.

Проведення:
Нарахування резерву — Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471
Нарахування відпускних за рахунок резерву — Дт 471 – Кт 661
Нарахування ЄСВ за рахунок резерву — Дт 471 – Кт 651

Оскільки резерв у 2025 році не створювався, це розглядається як помилка минулих періодів, яка виправляється за НП(С)БО 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#Text через коригування нерозподіленого прибутку. Для цього визначають суму резерву, яка мала бути станом на 31.12.2025, після чого відображають виправлення:

Донараховано резерв за минулий період — Дт 441 (442) – Кт 471

Щодо відповідальності, окремого спеціального штрафу саме за ненарахування резерву відпусток законодавство прямо не встановлює. Ризик більше пов’язаний із зауваженнями щодо достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності, а також із порушенням правил ведення бухобліку (Кодекс законів про адміністративні правопорушення https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10). На практиці, якщо помилку самостійно виправити та надалі резерв формувати правильно, це істотно знижує ризики.

Для податку на прибуток слід врахувати, що забезпечення на оплату відпусток належить до виплат працівникам, і коригування за пп. 139.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text на такий резерв не застосовується. Якщо помилка не спотворила показники декларації з податку на прибуток, окремого уточнення податкової звітності може не знадобитися.

Раді допомогти, звертайтесь ще!