Відмінності дат накладних: чи є це бухгалтерською помилкою

Ні, сама по собі різниця дат видаткової та залізничної накладної не є помилкою, якщо вона пояснюється реальними господарськими процесами.

Первинні документи повинні фіксувати факт здійснення господарської операції на момент її проведення (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). У ситуації постачання із залізничним перевезенням дата видаткової накьладної може відповідати даті фактичного відвантаження зі складу постачальника, тоді як залізнична накладна підтверджує окремий етап — прийняття вантажу перевізником.

Якщо товар був фактично підготовлений і переданий до відвантаження 18.04.2026 (наприклад, здійснено завантаження або оформлено відпуск зі складу), складання видаткової накладної цією датою відповідає вимогам первинного обліку. Дата 20.04.2026 у залізничній накладній лише відображає момент прийняття вантажу перевізником, що може не збігатися з датою відпуску товару постачальником.

Для цілей ПДВ датою виникнення податкових зобов’язань є дата першої події — або оплата, або відвантаження товару (п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Якщо постачальник визначив датою відвантаження 18.04.2026, то податкова накладна має відповідати цій даті. Водночас важливо, щоб у постачальника були підтвердження фактичного відвантаження саме цією датою.

Момент переходу права власності визначається договором. Якщо він прив’язаний до передачі перевізнику, то це буде дата 20.04.2026 (ст. 334 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Якщо ж постачання здійснюється до складу покупця, то оприбуткування відбувається за фактом отримання товару, тобто орієнтовно 30.04.2026.

Отже, підстав для обов’язкового виправлення видаткової накладної немає, якщо різниця дат документально пояснюється і підтверджує різні етапи постачання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!