Вказівка умов поставки у видаткових накладних: можливості та нюанси

Чи можна в Видаткових накладних прописувати умови поставки? Наприклад : - Умови поставки: самовивіз. - Умови поставки: відділення НП №4 , Іванов П., (дилери часто просять відправити товар відразу на свого покупця і виходить, що видаткова накладна виписана на ТОВ, а отримувач приватна особа чи якийсь ФОП, і ЕН відповідно на цю приватну особу).
Чи можна також вказувати № експерес накалдної НП, щоб пов'язати видаткову накладну з цією ексмпрес накалдною НП на транзитну (пряму) поставку (коли ми відправляємо товар Новою поштою по ЕН створеній дилером в його особистому кабінеті Нової пошти від нього на свого покупця) ?

СК

Стефанія, консультант

експерт

15.04.2026 | 15:22

Відповідь надано

Так, у видатковій накладній можна зазначати умови поставки, фактичного отримувача та номер ЕН — це не заборонено і є доцільним.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, але також можуть включати додаткові дані, які розкривають зміст господарської операції. Тому зазначення умов поставки, місця доставки, отримувача та інших уточнень є правомірним.

Щодо умов поставки, можна прямо вказувати «самовивіз» або, наприклад, «доставка перевізником». Це узгоджується з нормами ст. 664 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, згідно з якою момент виконання обов’язку з передачі товару залежить від умов договору (зокрема, передача у місці знаходження товару або передача перевізнику).

У випадку, коли товар відправляється безпосередньо покупцю дилера (третій особі), видаткова накладна виписується на вашого контрагента (ТОВ), але в ній допустимо вказати фактичного отримувача (ПІБ, ФОП, відділення перевізника) у полі «Місце поставки», «Вантажоодержувач» або в примітках. При цьому важливо, щоб таке відвантаження третій особі було передбачене договором або підтверджене дорученням від покупця.

Зазначення номера експрес-накладної перевізника (ЕН) також допускається і є доцільним. Це дозволяє пов’язати первинний документ із фактичним переміщенням товару та підтвердити здійснення господарської операції. Особливо це важливо при «транзитних» поставках, коли відправлення оформлюється від імені дилера, але фактично відвантаження здійснюєте ви.

Таким чином, у видатковій накладній можна зазначати:
— умови поставки («самовивіз», «доставка перевізником»);
— фактичного отримувача (відділення, ПІБ, ФОП);
— номер ЕН перевізника.

Це відповідає вимогам до первинних документів щодо повного відображення змісту господарської операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!