Порушення в організації документообігу та підписанні документів підприємства

Так, порушень немає, якщо належним чином оформлено делегування повноважень і використання КЕП.

Керівник підприємства має право організовувати свою роботу дистанційно, у тому числі підписувати документи за допомогою кваліфікованого електронного підпису, який прирівнюється до власноручного підпису (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 6, 7; КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 60-2). Тому підписання наказів директором через КЕП є правомірним.

Делегування повноважень головному бухгалтеру також допускається. Право підпису документів може бути надано внутрішніми рішеннями (протоколом та наказом), а для представництва інтересів перед третіми особами доцільно оформити довіреність (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 244). Якщо головний бухгалтер фактично виступає як підписант від імені товариства, інформацію про нього можна внести до ЄДР як особу, що має право діяти від імені юрособи (Закон України «Про державну реєстрацію…» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15, ст. 9).

Надання головному бухгалтеру права підписувати фінансові та господарські документи внутрішнім наказом відповідає вимогам законодавства, оскільки підприємство самостійно визначає порядок організації бухгалтерського обліку та документообігу (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 8). Встановлення умови про погодження таких документів із директором є внутрішнім контролем і не суперечить законодавству.

Щодо податкової звітності та електронних документів, підписання має здійснюватися особистими КЕП уповноважених осіб. Використання одного КЕП різними особами не допускається, а повноваження підписанта підтверджуються шляхом подання відповідного повідомлення до контролюючого органу (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 48.5.1).

Отже, описана модель документообігу є допустимою за умови, що повноваження головного бухгалтера належно оформлені, кожна особа використовує власний КЕП, а порядок погодження документів із директором чітко визначений у внутрішніх документах підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!