Виправлення витрат на основі Листа-Претензії: бухгалтерські проводки

Давайте розглянемо Ваше питання:

1. Бухгалтерські проводки (1-й квартал 2026 р.)

Суми визнаних претензій відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому було прийнято рішення задовольнити вимоги заявника НП(С)БО 16 «Витрати» (п. 7) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25 . Оскільки роботи були виконані у 2024 році, а рішення про повернення коштів прийнято у 2026 році, це розцінюється як визнання витрат поточного періоду (або виправлення помилки минулих років, якщо завищення було навмисним/технічним).

• Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» - Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»: нарахування суми за претензією на підставі рішення директора.
• Дт 685 - Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»: фактичне перерахування коштів КП.
• Дт 791 - Кт 949: списання витрат на фінансовий результат наприкінці кварталу.
• Примітка: Якщо ви розглядаєте це як виправлення помилки минулого року (2024), замість рахунку 949 може використовуватися рахунок 44 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#o38 , але для спрощення обліку претензій зазвичай використовують 94.
• Інструкція №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n1077 : Рахунок 949 призначений для узагальнення інформації про інші витрати операційної діяльності, зокрема визнані штрафи, пені, неустойки та витрати від списання дебіторської заборгованості.

2. Чи можна використовувати Лист-Претензію як рахунок?

Так, Лист-Претензія може виступати підставою для оплати, якщо в ньому зазначені всі необхідні реквізити для здійснення платежу (сума, призначення платежу, банківські реквізити отримувача) згідно Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ст. 9) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 .

• Однак для бухгалтерського обліку основним документом буде рішення (наказ) керівника про задоволення претензії та банківська виписка, що підтверджує перерахування коштів.

3. Чи можна виписати РК на зменшення ПДВ?

Ситуація з ПДВ у разі повернення коштів за результатами перевірки ДАСУ є неоднозначною:

• Загальне правило: Розрахунок коригування (РК) виписується у разі зміни суми компенсації вартості товарів/послуг ПКУ (ст. 192.1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621 .
• Ризик: Податкові органи часто трактують такі повернення не як зміну ціни договору, а як відшкодування збитків (шкоди) за результатами перевірки. Відшкодування збитків не є об'єктом оподаткування ПДВ, тому підстав для зменшення податкових зобов'язань (виписки РК) може не бути. Якщо ви просто повернете кошти за претензією без підписання Додаткової угоди про зміну ціни до договору 2024 року, реєстрація РК на зменшення може бути розцінена ДПС як безпідставна.
• Порада: Перевірте умови договору. Якщо ви оформлюєте це як зміну ціни виконаних робіт (через додаткову угоду на підставі акта ДАСУ), ви можете спробувати зареєструвати РК на зменшення згідно зі ст. 192 ПКУ. Якщо ж це просто «повернення надміру сплачених коштів» за претензією без зміни первинних актів, ДПС, швидше за все, заперечуватиме проти зменшення ПЗ.

Рекомендація: Щоб безпечно зменшити ПДВ, підпишіть з КП Додаткову угоду, де зафіксуйте нову (зменшену) ціну робіт на підставі висновків ДАСУ. Тільки тоді РК буде законним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!