Документація для ФОП: чи потрібні накладні та зберігання

Подскажите пожалуйста, интернет-магазин отправляет товары Новой Почтой, обязательно ли высылать с каждой посылкой расходную накладную (оплата была на счёт IBAN)? Можно ли высылать товар без документов? Какие документы надо хранить у себя на случай проверки от налоговой? Хранить обязательно в бумажном виде или можно в электронном виде хранить неподписанные счета и расходные накладные для покупателей?

ЯК

Ярослава, консультант

експерт

29.03.2026 | 10:01

Очікує відповідь

Так, обов’язково.

ФОП – продавець повинен надати покупцю розрахунковий документ на отриманий товар. Тому якщо ФОП отримує оплату по передоплаті за свій IBAN – рахунок, то він повинен надати покупцю видаткову накладну або рахунок –фактуру.

Такий первинний документ може бути наданий у паперовій або електронній формі (на будь-який месенджер покупця). Але продавати товар без надання документів покупцю є порушенням.

Якщо ФОП прописує у договорі оферти на сайті або у самому рахунку-фактурі чи видатковій накладній що оплата отримана від покупця згідно такого документу є підтвердженням отримання товару, то ФОПу достатньо мати цей документ без підпису покупця.

Якщо ФОП надсилає видаткову накладну або рахунок фактуру у електронному вигляді, то такий документ повинен бути підписаний електронним підписом ФОПа.

Якщо ФОП відправляє товар післяплатою через Нову Пошту і отримує оплату від НоваПей, то він повинен надавати покупцю фіскальний чек, який він або вкладає у посилку разом з товаром, або відправляє покупцю у електронній формі. Це передбачено у ст. 3 Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n62

При перевірці податківці будуть вимагати банківські виписки, Книгу обліку доходів і первинні документи на реалізований товар (видаткову накладну, рахунок-фактуру або фіскальний чек).

Раді допомогти, звертайтесь ще!