Компенсація витрат на пальне: як уникнути податкових порушень

Так, можна компенсувати, але тілкьи грошима і як додаткове благо з повним оподаткуванням.

Розглядатися може тільки комппнсація витрат працвника по його власній паливній карті. Передача пального ,що належить підприємству (тобто щоб працвник користувався паливною карою саме підприємства ) - категорично не рекомендується, оскільки це є пряма передача пального, що вже належить підприєству, третій особі, що дорівнює його реалізаціїї (14.1.212 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n785) - і це буде порушенням - здійснення підприємством реалізаціїї пального без ліцензії та реєстраціїї платником акцизного податку.

Оскільки поїздки працівниці з дому на роботу не пов’язані безпосередньо з господарською діяльністю підприємства, вартість грошової компенсації витрат, наданій працвнику ТОВ, розглядається як її дохід у негрошовій формі (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). У такому випадку підприємство зобов’язане нарахувати та утримати ПДФО і військовий збір.

ПДФО визначається за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Військовий збір утримується за ставкою 5% без застосування коефіцієнта. ЄСВ також нараховується, оскільки така виплата не може ролядаться як компенсація використання автомобіля працвника у службових цілях, а отже входить до фонду оплати праці - у складі інших заохоучувальних та коменсаційних виплат (Закон про ЄСВ https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17).

Для оформлення необхідно видати наказ про надання працівниці компенсації та відображати дохід у Додатку 4ДФ з ознакою доходу «126», а в додатку Д1 - одним рядком із зарплатою.

Альтернативно можна оформити автомобіль як службовий через договір оренди або позички з власником (чоловіком), оскільки саме він є власником авто. Договір найму транспортного засобу підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863), аналогічно і договір позички (ст. 828 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). У разі оренди орендна плата оподатковується ПДФО 18% і військовим збором 5%. перевага таког варіанту - дійсно можна використовувати павивну картку підприємства.

Проте навіть при наявності договору оренди поїздки «дім–робота» є особистими потребами працівника, а витрати на пальне — додатковим благом (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України). Тому цей варіант нійк не покращить умови оподаткування. Підприємство не зможе обгрнутувати поїздки як службові, і тому буде : нарахування компенсуючого ПДВ на витрачене пальне, а працівник отримує додаткове благо у негрошовій формі у вигляді надання права користування вже службовим (бо він в оренді) автомбілем, тобто по звичайних цінах таких посулг, з натуральним коефіцієнтом, військовий збір та ЄСВ на звичайну ціну послуги . Систематичне списання пального з компенсуючим ПДВ буде привертати увагу податкових органів.

Слід сказати, що навіть якщо спробувати оформити це як використання автомбіля працівника у службових цілях -якщо можна обгрнутвати похздки службовою необхідністю, що само повобі сумнівно - все одно компенсація за ст. 125 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 у цьому випадку не застосовується, оскільки автомобіль не належить працівниці.

Таким чином , компенсація може бути тільки грошовою (передавати пальне не можна, навіть через картку), а в такому разі - набагто простіше встановити певну надбавку до зарплати (за напружені умови праці, наприклад) і виплачувати її, оскільки оподаткування все одно повне, і ЄСВ сплачується.

Раді допомогти, звертайтесь ще!