Правила заправки автомобіля в оренді та обліку витрат

Ні, заправляти автомобіль та складати подорожні листи має орендар. Якщо це робить орендодавець із подальшим «перевиставленням» вартості пального, така операція прирівнюється до реалізації пального, що вимагає реєстрації орендодавця платником акцизного податку.

Згідно зі ст. 800 Цивільного кодексу України, наймач (орендар) самостійно здійснює використання транспортного засобу у своїй діяльності. Стаття 801 ЦКУ чітко встановлює, що витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, несе орендар.

Оскільки автомобіль переданий в оренду, він вибуває з володіння орендодавця. Відповідно, орендодавець не може використовувати цей автомобіль у власній господарській діяльності, а отже, не має підстав списувати пальне на свої витрати.

Якщо орендодавець заправляє автомобіль, а потім виставляє орендарю рахунок на відшкодування вартості пального, така операція згідно з пп. 14.1.212 Податкового кодексу України вважається реалізацією пального.

Будь-яка передача (відпуск, відвантаження) пального з оплатою або без неї є реалізацією.
Для здійснення таких операцій орендодавець зобов’язаний зареєструватися платником акцизного податку та зареєструвати акцизний склад (якщо пальне зберігається або відпускається через його ємності/картки).

Подорожній лист (або інший первинний документ, розроблений підприємством) є документом, що підтверджує використання автомобіля в господарській діяльності та є підставою для списання пального.

Оскільки автомобіль використовує орендар, саме він має підтверджувати зв'язок поїздок зі своєю діяльністю.
Орендодавець не може складати подорожні листи на автомобіль, який йому не підконтрольний, оскільки він не може знати та підтвердити маршрути та мету поїздок орендаря.
Для орендодавця подорожні листи можуть бути потрібні лише як додаток до акта наданих послуг, якщо договором передбачено контроль за пробігом для розрахунку орендної плати, але не для списання пального на власні витрати.

Орендар зобов'язаний підтримувати майно в належному стані (ст. 776, ст. 801 ЦКУ). Якщо ремонт здійснює орендодавець, а орендар компенсує витрати, така компенсація включається до доходу орендодавця та є об'єктом оподаткування ПДВ (якщо орендодавець є платником ПДВ) як частина орендної послуги.
Якщо працівники залишаються в штаті орендодавця, але фактично працюють в інтересах орендаря, це може розцінюватися як послуги з надання персоналу (аутстафінг). Орендодавець нараховує зарплату, а орендар оплачує послугу з надання персоналу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!