Як повернути кошти ФОП за оплату комунальних послуг

Оплатата комунальнх послу за іншу фізичну особу з підприємницького рахунку - це додаткове благо для фізособи (пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627. )У такому випадку ФОП набуває статусу податкового агента. Це означає, що він буде зобов’язаний утримати та перерахувати до бюджету податок на доходи фізичних осіб за ставкою 18 % та військовий збір за ставкою 5 %, а також відобразити таку виплату у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу «126».

Щоб уникнути виникнення обов’язків податкового агента та можливих штрафних санкцій, доцільно розглядати таку операцію як помилковий платіж і відповідним чином її оформити. Для цього ФОП слід скласти акт або довідку про виявлення помилки у реквізитах чи призначенні платежу. Крім того, доцільно направити фізичній особі письмове повідомлення або вимогу про повернення помилково сплачених коштів. Після цього фізична особа має перерахувати на підприємницький рахунок ФОП ту саму суму коштів, яка була помилково сплачена за її комунальні послуги.

Особливу увагу слід приділити формулюванню призначення платежу при поверненні коштів. У платіжній інструкції бажано зазначити: «Повернення помилково перерахованих коштів згідно з листом (вимогою) від [дата] № [номер]». Саме таке формулювання підтверджує, що відбувається повернення раніше помилково перерахованих коштів, а не нова господарська операція.

Використовувати у призначенні платежу слова «компенсація» або «відшкодування» не рекомендується. Для ФОП, який перебуває на спрощеній системі оподаткування, будь-які кошти, що надходять на рахунок (за винятком прямо передбачених законодавством випадків), можуть вважатися доходом відповідно до ст. 292.1 ПКУ Податкового кодексу України. Якщо у призначенні платежу буде зазначено «компенсація», податкові органи можуть трактувати таке надходження як оплату за товари або послуги та вимагати включення цієї суми до доходу ФОП і сплати єдиного податку. Натомість повернення саме помилково перерахованих коштів не є доходом ФОП, оскільки ці кошти лише повертаються у межах виправлення помилки і не є виручкою від підприємницької діяльності.

Щоб уникати подібних ситуацій у майбутньому, для оплати особистих потреб або витрат третіх осіб ФОП доцільно спочатку перерахувати кошти з підприємницького рахунку на власний особистий (непідприємницький) рахунок, а вже з нього здійснювати відповідні платежі. У такому випадку виплата здійснюється звичайною фізичною особою, а не суб’єктом господарювання, тому статус податкового агента у ФОП не виникає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!