Оформлення передачі авто між видами діяльності та облік пального

Для правильного оформлення передачі автомобіля від одного підрозділу (виду діяльності) до іншого та забезпечення коректного списання пального, вам необхідно виконати кілька кроків: видати внутрішній наказ, за потреби внести зміни до посадової інструкції працівника та забезпечити щоденний облік поїздок за допомогою подорожніх листів.

1. Законодавство не містить прямих норм щодо обов'язкового «закріплення» авто, проте згідно зі ст. 29 КЗпП, роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника засобами, необхідними для роботи. Вам слід видати наказ (розпорядження) по підприємству, у якому зазначити:

• конкретний автомобіль (марка, держномер), який передається для потреб основного виду діяльності;
• прізвище брокера, якому надається право керування;
• мету використання (поїздки на митні склади, митницю тощо);
• термін, на який закріплюється авто;
• особу, відповідальну за технічний стан та списання пального.

2. Використання автомобіля працівником можливе лише за наявності у нього посвідчення водія відповідної категорії (п. 2.1 Правил дорожнього руху). Оскільки брокер зазвичай не має обов'язку керувати авто у посадовій інструкції, доцільно внести до неї зміни або додати пункт про те, що він «в рамках виконання службових обов'язків керує службовим автомобілем».

3. Типові форми подорожніх листів скасовані, тому підприємство має використовувати власну форму первинного документа (Закон про бухоблік, ст. 9).

Для підтвердження господарського характеру поїздок та уникнення нарахування ПДФО (18%) та військового збору (5%) як додаткового блага працівника, у подорожньому листі обов'язково мають бути: маршрут (звідки — куди), показники спідометра та мета поїздки.
Періодичність складання листа (день, тиждень чи місяць) ви визначаєте самостійно в наказі про облікову політику або про порядок експлуатації авто, але деталізація маршрутів має бути щоденною.

Раді допомогти, звертайтесь ще!