Нарахування резерву відпусток у мікропідприємстві: облік і проведення

По-перше, мікропідприємство не зобов'язано нараховувати резерв відпусток.

У п. 7 розділу І НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0161-00#Text зазначено, що забезпечення можна не нараховувати:

усім мікропідприємствам (незалежно від системи оподаткування);
непідприємницьким товариствам.

Але можна створювати й використовувати резерв відпусток за бажанням. Для того, щоб у 2025 році всі відпустки та компенсації відпусток, в т.ч. минулих періодів, виплачувати із резерву, треба створити "вхідний залишок" за рахунок прибутку: Дт 44 ... Кт 471 за принципом інвентаризації резерву.
Пункти 8.1-8.2 Положення про інвентаризацію (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text) визначають наступне:
При інвентаризації забезпечень перевіряються їх правильність і обґрунтованість. Залишок забезпечення на виплату відпусток, у тому числі відрахування на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з цих сум, станом на кінець звітного року визначається за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників. Середньоденна оплата праці визначається відповідно до законодавства.
Таким чином, необхідно порахувати залишок невикористаних днів щорічних відпусток, а також відпустки на дітей, скільки на їх нарахування та ЄСВ треба коштів станом на 01.01.2025. Ви не правильно визначили кількість днів невикористаних відпусток. Це мають бути, наприклад, по 24к.д. за кожен робочий рік з дати прийняття на роботу по 31.12.2025. За 2020-2025 рік це може бути 24*6=144к.д.

Тоді сума інвентаризації резерву з урахуванням ЄСВ: 144*265,20*1,22=45590,34грн.
Наступним кроком буде визначення коефіцієнту резервування на весь 2026 рік й щомісяця визначення суми забезпечення на виплату відпусток як добутку фактично нарахованої зарплати працівника і коефіцієнта, що розраховується раз на рік.
При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ від цих сум) роблять проводки, що зменшують кредит рах.471:
Дт 471 Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою» — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку в межах резерву;
Дт 471 Кт 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування» — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ у межах резерву.
Більше інформації: https://7eminar.ua/events/4423/10083, https://7eminar.ua/events/3748/8202

Раді допомогти, звертайтесь ще!