Необхідність нових електронних записів у ПФУ для працівників

Добрий день.Ми, як роботодавець, усі трудові книжки відсканували та передали в ПФУ. Є працівники які звільнялися та згодом працевлаштувалися знову. Чи потрібно на таких працівників робити в кабінеті ПФУ нові електронні записи до їхніх ТК про звільнення+скан наказу, про нове прийняття+скан наказу чи це все йде автоматично із звітності із Д5? Чи потрібно "в догонку" до переданих ТК додавати свідоцтва про народження дітей, військовий квиток...?Дякую.

ОК

Олена, консультант

експерт

27.02.2026 | 13:58

Відповідь надано

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово

У новоприйнятих працівників вже є електронні трудові книжки. А отже, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування/оцифрування, то всі наступні записи вже не скануємо і не оцифровуємо. Зокрема, сканувати тільки рядок з новим записом про переведення чи звільнення (чи сторінку з таким записом) і подавати його до ПФУ – не треба.

Відомості на порталі ПФУ оновлюються кожного місяця з поданням роботодавцем щомісячної Об'єднаної звітності. Тому головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій книжці, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність, а саме в Д5. Це стосується і документів, що можуть слугувати підтвердженням періодів, що зараховуються до стажу.

Додавати записи про звільнення, переведення за функціоналом «Додати запис» з передачею XML-файл з відповідними даними та скан-копії наказу потрібно у разі, коли не відображається новий запис в ЕТК, або коли треба пришвидчити процес внесення відомостей у міжзвітний період.

Раді допомогти, звертайтесь ще!