Проблеми з обліком витрат через невчасне підписання договору

Вважаємо, що витрати на комунальні послуги мають бути відображені в періодах їх фактичного споживання (2024 та 2025 роки) відповідно до принципу нарахування, незалежно від дати підписання договору. Оскільки витрати за 2024 рік не були враховані своєчасно, вам необхідно виправити помилку в бухгалтерському обліку та податковій звітності.

Відповідено до статті 4 Закону України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n83, господарські операції мають бути відображені в обліку в тому періоді, в якому вони були здійснені. Це підтверджується також нормами п. 7 НП(С)БО 16 Витрати https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00, де зазначено, що витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені, або у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були фактично понесені, якщо до доходу їх віднести не можливо.

Відсутність підписаного договору не є підставою для ігнорування фактично спожитих послуг. Якщо послуги надавалися безперервно (електроенергія, вода тощо), витрати мали визнаватися щомісяця на підставі наявних первинних документів (рахунків) або шляхом складання внутрішнього документа — «самоакта».

Можливість створення такого самоакту визначено в п. 2.5 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text

"якщо на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.
У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.
Відсутність відповідного первинного документа не є причиною невизнання витрат."

Оскільки витрати за вересень–грудень 2024 року не були відображені у звітності за 2024 рік, це вважається помилкою.

У бухгалтерському обліку виправлення здійснюється через рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» у кореспонденції з рахунками кредиторської заборгованості (631, 685).
У податковому обліку необхідно подати уточнюючий розрахунок до декларації з податку на прибуток за 2024 рік, щоб врахувати ці витрати та зменшити об'єкт оподаткування.

Акти за період з січня по листопад 2025 року мають бути проведені в обліку 2025 року у відповідних місяцях, оскільки це поточний звітний період.

Раді допомогти, звертайтесь ще!