Необхідні документи для зарплатної та кадрової звітності ФОП

Якщо ФОП має найманих працівників, потрібно дотримуватися трудового законодавства і оформляти всі необхідні документи, що регулюють трудові відносини (ст. 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141), включаючи накази, графік відпусток, журнали реєстрації кадрових документів. Якщо працівників немає — кадрові документи не потрібні.

Накази оформлюються або за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 - https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0489202-08#Text, або у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів. Для ФОП-роботодавців вимоги ДСТУ 4163:2020 не обовʼязкові.

ФОП зобов'язаний укладати трудовий договір з кожним працівником в письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Це одна з вимог трудового законодавства. Договір має бути підписаний обома сторонами та оформлений разом з наказом про прийняття на роботу. Але, в період дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не є обов’язковим. Проте ми радимо підприємцям все ж таки укладати трудовий договір у письмовій формі, це мінімізує трудові спори між роботодавцем та працівником.

Повідомлення про прийняття на роботу працівника на роботу подається ФОП за формою та в порядку, затвердженими постановою КМУ від 17.06.2015№ 413 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF#Text. Повідомлення подається до органу ДПС за місцем обліку ФОП як платника ЄСВ. Подати таке повідомлення необхідно до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Посадова інструкція. Обов’язковість наявності у ФОПа цього документу законодавством не передбачена.

Штатний розпис. Законодавство не зобов’язує ФОПів мати штатний розпис. Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 підтверджує, що для ФОП цей документ не обов’язковий

Графік відпусток обов'язковий для ФОП, які використовують працю найманих працівників. Це передбачено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87.

Табель обліку робочого часу. Підприємець повинен вести облік робочого часу для правильного нарахування заробітної плати працівникам. Такий облік ведеться в табелі обліку використання робочого часу. Варто відзначити, що роботодавці, у тому числі й ФОП, можуть застосовувати або типову форму П-5 або власно розроблену форму для точного обліку робочого часу.

Військовий облік. Виходячи із норм Закон № 2232 Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2232-12#Text ФОП не ведуть військовий облік, не бронюють, а ще вони не подають оперативні відомості до ПФУ.

Для зручності додаю посилання на статтю з необхідними зразками https://7eminar.ua/news/1878-fop-i-naimani-pracivniki-obmezennya-algoritmi-oformlennya-kadrovi-doku…

Раді допомогти, звертайтесь ще!