Обов'язок оцифрування трудових книжок: хто і як повинен діяти

Доброго дня, чи є обов'язок у поточного роботодавця оцифровувати трудові книги працівникам до 2004 року, та чи має бути оцифрована така книга у повному обсязі чи лише до 2004 року?
Чи це може і має зробити сам процівник у своємо кабінеті. (Роботодавець має заключені трудові відносини із такими працівниками починаючи з 2022 року максимум).
І можливо є інструкція по заповненню, щиро Вам дякую!

ТК

Тетяна, консультант

експерт

24.02.2026 | 22:16

Очікує відповідь

П. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text вказано: «Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом [з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.] на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин». Також у п. 2 постанови ПФУ № 8-3 визначено: «Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п'яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX [з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.]».
Тобто, на передачу скан-копій паперових трудових книжок або їх оцифрування виділений строк до 10.06.2026 р. Проте штрафу за неподання скан-копій поки що немає.
У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Це може зробити і сам працівник (особливо, коли мова йде про працівника, паперова трудова книжка якого знаходиться у нього на зберіганні).
Загалом, скан-копії паперової трудової книжки можуть бути передані до ПФУ:
• працівником, який звертається до ПФУ особисто, тобто очно;
• працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
• роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ. При цьому способі подання скан-копій паперових трудових книжок застрахована особа уже має бути визначена у системі ПФУ як працівник у нового роботодавця. Тобто він можливий тільки після того, як щодо працівника буде подано Об’єднаний звіт. При чому сканувати ТК слід один раз. Якщо вона ще не відстканована, то за проханням працівника останній роботодавець може її відсканувати (усі заповнені сторінки) та подати до ПФУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!