Ризики визнання актів наданих послуг у електронному документообігу

Ризик невизнання операції нереальною у вашій ситуації мінімальний, якщо послуги фактично надані у лютому та акт підписаний вами після завершення місяця.

Відповідно до ч. 1 та ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факт здійснення господарської операції, і вони відображаються у тому звітному періоді, в якому операція була здійснена. У вашому випадку акт датований 28.02.2026 і підписується вами після завершення надання послуг, отже витрати правомірно відносяться до лютого.

Згідно зі ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 електронний документ вважається створеним з моменту накладення на нього кваліфікованого електронного підпису. При цьому датою первинного документа є дата, зазначена в його реквізитах. Факт того, що контрагент наклав КЕП 18.02.2026, а датою документа визначено 28.02.2026, сам по собі не робить документ недійсним.

Водночас відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text платники податків зобов’язані вести облік на підставі належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують здійснення господарських операцій. Тому ключовим є реальність надання послуг, а не технічна дата накладення КЕП.

Якщо послуги мають фіксований характер (оренда, абонплата), сума відома наперед і підпис контрагента 18 числа не створює суттєвого ризику. Якщо ж послуги залежать від фактичних обсягів (години, обсяг робіт), бажано, щоб виконавець накладав КЕП після фактичного завершення місяця, аби не виникало питань щодо визначення повного обсягу послуг.

Оскільки ви підписуєте акт після завершення періоду надання послуг, саме в цей момент відбувається акцепт і підтвердження обсягу. За відсутності ознак фіктивності або безтоварності операції ризик невизнання її реальною є незначним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!